Si solo vas a leer una cosa, que sea esta 👇
En España el registro diario de jornada sí es obligatorio. El fichaje digital, con carácter general para todas las empresas, todavía no lo es bajo la normativa vigente.
La obligación de registrar la jornada existe desde 2019, tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el Estatuto de los Trabajadores.
Actualmente, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización, y a conservar esos registros durante 4 años.
Entonces, ¿de dónde sale todo lo que estás escuchando sobre el fichaje digital obligatorio?
De los cambios normativos que se están desarrollando.
Y aquí está la clave:
Una cosa es lo que la ley exige hoy y otra lo que está en tramitación.
Vamos a separarlo para que quede claro.
Fichaje Digital obligatorio: la respuesta rápida
Pregunta | Respuesta |
|---|---|
¿Es obligatorio registrar la jornada? | Sí |
¿Desde cuándo? | 2019 |
¿Qué norma lo regula? | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
¿Hay que registrar entrada y salida? | Sí |
¿Hay que conservar los registros? | Sí, durante 4 años |
¿Puede pedirlos la Inspección de Trabajo? | Sí |
¿Es obligatorio hoy utilizar una app para todas las empresas? | No, con carácter general |
¿Está prohibido Excel de forma general? | No actualmente |
¿Existe un proyecto para reforzar el registro digital? | Sí |
¿Puede haber multas por incumplir el registro horario? | Sí |
La frase que resume la situación actual es:
El registro horario ya es obligatorio. La digitalización general obligatoria del sistema es el cambio que está en desarrollo.
¿Desde cuándo es obligatorio registrar la jornada en España?
Desde 2019.
No es una nueva obligación que vaya a aparecer cuando se aprueben los cambios que se están debatiendo actualmente.
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligación general del registro diario de jornada.
Su artículo 10 introdujo el actual artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Desde entonces, la empresa debe garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
Por tanto:
“Esperaremos a que el fichaje sea obligatorio.”
puede partir de una confusión.
Fichar o registrar la jornada ya es obligatorio.
La discusión actual está en cómo debe realizarse ese registro.
¿Qué exige exactamente el artículo 34.9?
Aquí está la base de todo. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece tres puntos especialmente importantes.
1. Registro diario: La empresa debe garantizar el registro de la jornada de cada persona trabajadora.
2. Inicio y finalización: El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
3. Conservación durante cuatro años: Los registros deben conservarse durante 4 años.
Además, deben permanecer a disposición de:
las personas trabajadoras
sus representantes legales
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La ley también establece que la organización y documentación del registro se determine mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
Eso nos lleva a la siguiente pregunta.
¿La ley dice que el Fichaje tiene que ser digital?
Actualmente, no de forma general.
El artículo 34.9 obliga a registrar la jornada, pero no establece un único sistema tecnológico obligatorio para todas las empresas.
De hecho, la jurisprudencia reciente analizada por el propio BOE recuerda que el artículo 34.9 no concreta un sistema específico de organización y documentación del registro, sino que remite a la negociación colectiva, al acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión empresarial previa consulta correspondiente.
Por eso debemos diferenciar:
❌ “Actualmente todas las empresas españolas están obligadas a utilizar fichaje digital.”
de:
✅ “Actualmente las empresas están obligadas a garantizar el registro diario de jornada.”
No significan lo mismo.
Entonces, ¿puedo seguir utilizando Excel o papel?
Con carácter general, la legislación vigente no los prohíbe simplemente por ser Excel o papel.
Pero eso tampoco significa que cualquier hoja de cálculo o papel sirva automáticamente.
El sistema debe permitir cumplir con las obligaciones correspondientes.
La pregunta es:
¿Tu sistema permite registrar, conservar y recuperar correctamente la información exigida?
Además, determinados convenios colectivos ya establecen requisitos específicos. Por ejemplo, el convenio estatal de auto-taxis publicado en agosto de 2025 exige, en determinados supuestos, un sistema objetivo de soporte telemático o digital.
Por eso tampoco conviene afirmar que “Excel siempre es válido” sin comprobar el convenio o regulación aplicable.
Entonces, ¿por qué se habla tanto de fichaje digital obligatorio?
Porque sí existe un cambio normativo real en desarrollo.
No es simplemente una predicción.
El Ministerio de Trabajo ha tramitado un Proyecto de Real Decreto destinado a desarrollar el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada.
Y durante 2026 el proceso ha continuado.
El Ministerio abrió una consulta pública previa sobre un Proyecto de Orden que establecería los requisitos técnicos y de seguridad del registro de jornada .
La consulta fue publicada el 6 de marzo de 2026 y el periodo de aportaciones finalizó el 21 de marzo de 2026.
Esto demuestra que existe un proceso regulatorio concreto.
Pero hay que utilizar las palabras correctamente:
Proyecto no significa norma vigente.
Hasta que las nuevas disposiciones se aprueben, publiquen y entren en vigor en los términos correspondientes, no debemos presentar sus requisitos futuros como obligaciones actuales.
Lo vigente vs. lo que está cambiando
Este cuadro es probablemente lo más importante de todo el artículo.
Obligatorio hoy | Cambio normativo en desarrollo |
|---|---|
Registro diario de jornada | Desarrollo reglamentario del registro |
Registrar inicio y finalización | Mayor digitalización del sistema |
Conservar registros 4 años | Requisitos técnicos específicos |
Mantenerlos a disposición cuando corresponda | Requisitos de seguridad |
Cumplir el art. 34.9 ET | Desarrollo mediante normativa posterior |
Cumplir convenios aplicables | Nuevas obligaciones cuando entren en vigor |
La conclusión es sencilla:
No tienes que esperar a una futura norma para empezar a registrar la jornada.
Eso ya es obligatorio.
Lo que debes vigilar es cómo cambia la forma de hacerlo.
¿Qué pasa con los registros modificables?
Aquí entramos en uno de los puntos que más debería preocupar a una empresa cuando elige su sistema.
Aunque la normativa actualmente vigente no imponga de forma general una aplicación concreta, el registro tiene que servir realmente para acreditar la jornada.
Por eso un sistema en el que:
cualquiera modifica horas sin control
desaparecen registros
existen varias versiones
no puede identificarse qué ocurrió
o encontrar información antigua resulta imposible, puede convertirse en un problema.
De hecho, ya encontramos convenios colectivos que exigen expresamente sistemas que garanticen aspectos como la fiabilidad, veracidad y no alteración posterior de los datos.
La digitalización no debería consistir simplemente en:
“Pasamos el Excel a una pantalla más bonita.”
El valor está en conseguir más control, trazabilidad y organización.
¿Qué puede revisar la Inspección de Trabajo?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuenta con un criterio específico sobre esta materia:
No estamos hablando, por tanto, de una obligación que exista únicamente sobre el papel.
El registro horario puede ser objeto de actuación inspectora.
La empresa debería poder acreditar que existe un sistema de registro y que este responde a las obligaciones que le resultan aplicables.
Y recuerda:
Los registros deben conservarse durante cuatro años.
“No sé dónde está el archivo” probablemente no sea la estrategia documental ideal.
¿Qué multas puede haber?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro horario puede constituir una infracción grave.
El artículo 7.5 de la LISOS incluye expresamente el registro de jornada dentro de las materias relacionadas con el tiempo de trabajo cuyo incumplimiento puede constituir una infracción grave.
Actualmente, el régimen general de sanciones para las infracciones graves establece:
Grado | Multa |
|---|---|
Mínimo | 751 € – 1.500 € |
Medio | 1.501 € – 3.750 € |
Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Esto no significa que cualquier pequeño error produzca automáticamente una sanción de 7.500 €.
Pero sí significa algo importante:
El registro horario no es opcional.
¿Debería esperar a que el fichaje digital sea obligatorio?
Desde el punto de vista práctico, esperar tiene poco sentido si tu sistema actual ya genera problemas.
Porque independientemente de los futuros cambios:
el registro horario ya es obligatorio.
Si actualmente tu empresa utiliza un sistema que:
consume horas de RR. HH.
depende de varios archivos
dificulta consultar históricos
genera errores;
funciona mal con teletrabajo
requiere correcciones constantes
o no escala con la plantilla
Digitalizarlo puede tener sentido aunque ninguna nueva norma te obligara mañana.
La legislación puede ser el empujón.
Pero el ahorro de trabajo puede ser la verdadera razón.
¿Qué debería buscar una empresa en un sistema de fichaje digital?
No todos los sistemas de fichaje son iguales.
Un buen sistema debería facilitar:
✓ Registro de inicio y finalización.
✓ Identificación de cada trabajador.
✓ Conservación de históricos.
✓ Consulta sencilla de registros.
✓ Gestión de incidencias y correcciones.
✓ Control de modificaciones.
✓ Uso desde diferentes ubicaciones cuando sea necesario.
✓ Adaptación a equipos presenciales, híbridos y remotos.
✓ Gestión sencilla para Recursos Humanos.
Y debería permitir algo que parece obvio pero no siempre ocurre:
encontrar rápidamente la información cuando realmente la necesitas.
¿Qué pasa si tengo pocos empleados?
El artículo 34.9 no establece una exención general por tener una plantilla pequeña.
Es decir:
“Somos cinco, así que no tenemos que registrar.”
no es una regla general válida.
El tamaño de la empresa puede influir en qué sistema resulte más cómodo o rentable.
Pero no elimina por sí mismo la obligación general de registro diario.
Además, hay que comprobar siempre si existe un convenio colectivo o regulación específica aplicable, porque puede establecer requisitos adicionales sobre la organización del registro.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
La obligación de registrar la jornada ya existe.
Hacerlo complicado es opcional.
Con Employ, puedes digitalizar el control horario y gestionar desde un único lugar:
jornadas, turnos, vacaciones y ausencias.
Los empleados pueden registrar su jornada mientras Recursos Humanos mantiene la información organizada y centralizada.
Sin perseguir archivos.
Sin preguntarse cuál es el Excel correcto.
Y sin convertir el final de cada mes en una investigación policial.
Digitaliza el control horario de tu empresa. Gestiona jornadas, turnos, vacaciones y ausencias desde un único lugar.
Preguntas frecuentes sobre fichaje digital obligatorio
¿Es obligatorio el fichaje digital en España en 2026? Actualmente no existe una obligación general vigente que obligue a todas las empresas españolas a utilizar exclusivamente un sistema digital concreto. Lo que sí es obligatorio es garantizar el registro diario de jornada conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Es obligatorio fichar en el trabajo? Sí. La empresa debe garantizar el registro diario de la jornada de las personas trabajadoras a las que resulte aplicable esta obligación.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro horario? Desde 2019, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 8/2019.
¿Qué debe aparecer en el registro? Como mínimo, el artículo 34.9 exige el horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
¿Cuánto tiempo deben guardarse los registros? Cuatro años.
¿Puede utilizarse Excel? No existe actualmente una prohibición general de Excel simplemente por ser una hoja de cálculo. Sin embargo, el sistema debe cumplir la normativa y también deben revisarse los convenios o reglas específicas aplicables.
¿Puede utilizarse papel? La normativa general vigente no establece simplemente que todo registro en papel esté prohibido. Nuevamente, habrá que comprobar que el sistema cumple los requisitos correspondientes y la regulación aplicable.
¿Puede multarse a una empresa por no llevar el registro horario? Sí. El incumplimiento puede constituir una infracción grave y dar lugar a sanciones.
¿Puede llegar la multa a 7.500 €? Sí. El tramo máximo general actualmente previsto para las infracciones graves llega a 7.500 €, aunque la cuantía concreta dependerá de la infracción y de su graduación.
¿Está cambiando la normativa? Sí. Existe un desarrollo normativo en curso relacionado con el registro de jornada y durante 2026 el Ministerio ha continuado trabajando en sus requisitos técnicos y de seguridad.
Fuentes oficiales consultadas y recomendadas:
Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) — BOE
Inspección de Trabajo y Seguridad Social — Ministerio de Trabajo
Participación pública en proyectos normativos — Ministerio de Trabajo
