Si solo vas a leer una cosa, que sea esta 👇
En España el registro diario de la jornada laboral es obligatorio. Y no es algo nuevo: existe desde 2019.
La empresa debe registrar la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora y conservar esos registros durante 4 años.
Esta obligación está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
Pero hay una diferencia fundamental:
Registro horario obligatorio ≠ fichaje digital obligatorio.
Actualmente, lo obligatorio es registrar diariamente la jornada. Otra cuestión diferente es el sistema utilizado para hacerlo y los cambios normativos que se están tramitando para reforzar la digitalización del registro.
Así que si estás esperando a que llegue “la ley del control horario” para empezar a registrar las jornadas de tus empleados, llegas unos cuantos años tarde.
Control Horario en España: los datos claves
Pregunta | Respuesta |
|---|---|
¿Es obligatorio registrar la jornada? | Sí. |
¿Desde cuándo? | Desde 2019. |
¿Qué norma lo introdujo? | Real Decreto-ley 8/2019. |
¿Dónde está regulado? | Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. |
¿Qué debe registrarse? | Hora concreta de inicio y finalización de la jornada. |
¿Cuánto tiempo se guarda? | 4 años. |
¿Puede pedirlo la Inspección? | Sí. |
¿Incumplir el registro puede ser infracción grave? | Sí. |
¿Multa actual por infracción grave? | 751 € a 7.500 €. |
¿El sistema tiene que ser digital hoy para todas las empresas? | No con carácter general según la regulación actualmente vigente. |
¿Hay cambios normativos en marcha? | Sí. Existe un Proyecto de Real Decreto específico sobre registro de jornada. |
¿Qué es el Control Horario?
El control horario es el sistema mediante el cual una empresa registra la jornada laboral realizada por sus trabajadores.
Dicho de forma sencilla: quién trabaja, cuándo empieza y cuándo termina.
No debe confundirse el horario teórico de una persona con su registro diario. Que el contrato diga: 09:00 – 18:00 no demuestra por sí solo que esa haya sido la jornada realizada ese martes. Precisamente por eso existe el registro.
¿Desde cuándo es obligatorio registrar la jornada en España?
Aquí no hay que hablar de tendencias ni de futuras leyes.
Ya es obligatorio.
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el Estatuto de los Trabajadores para introducir una obligación general de registro diario de jornada. Su artículo 10 añadió el actual artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
La norma establece tres obligaciones especialmente importantes:
1. Registrar diariamente la jornada.
2. Incluir la hora concreta de inicio y finalización.
3. Conservar los registros durante cuatro años.
Por tanto, decir: “Cuando aprueben la nueva ley empezaremos a controlar los horarios.” parte de una idea equivocada.
La obligación de registrar la jornada ya existe desde 2019.
Lo que está evolucionando ahora es cómo debe organizarse y documentarse ese registro.
¿Qué dice exactamente el artículo 34.9?
Este es el artículo que toda empresa debería conocer cuando se habla de control horario.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
También establece que la organización y documentación del registro se determinará mediante:
negociación colectiva, acuerdo de empresa, o en su defecto, decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores, cuando existan.
Esto es importante porque la legislación actual no se limita a decir “todos tienen que usar una app”.
Lo que exige es que exista un registro de jornada que cumpla con las obligaciones legales.
Los registros deben conservarse durante 4 años
Este punto es especialmente importante.
No basta con registrar hoy.
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años.
Además, durante ese periodo deben permanecer a disposición de:
las personas trabajadoras
sus representantes legales
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Es obligatorio el Fichaje Digital en España?
Actualmente, no de forma general para todas las empresas.
Y esta diferencia es importantísima.
Lo que sí es obligatorio actualmente es el registro diario de jornada.
El artículo 34.9 establece la obligación de registrar, pero no dice que todas las empresas españolas tengan que utilizar obligatoriamente una aplicación concreta.
Por eso:
❌ “Todas las empresas están obligadas actualmente a fichar digitalmente.”
No es lo mismo que:
✅ “Las empresas están obligadas a garantizar el registro diario de jornada.”
La segunda afirmación es la que refleja la obligación vigente.
Entonces, ¿qué está cambiando en 2026?
Aquí empieza la parte nueva. El Ministerio de Trabajo ha tramitado un Proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada destinado a desarrollar el Estatuto de los Trabajadores en esta materia.
Además, en marzo de 2026 se abrió una consulta pública sobre los requisitos técnicos y de seguridad del registro de jornada, destinada a desarrollar técnicamente ese proyecto.
Por tanto, debemos diferenciar siempre dos cosas:
VIGENTE HOY
La obligación de registrar diariamente la jornada.
EN DESARROLLO NORMATIVO
Nuevos requisitos relacionados con el sistema de registro y su digitalización.
Esto es importante porque una propuesta, un proyecto normativo o una consulta pública no son lo mismo que una norma ya publicada y en vigor.
¿Se puede seguir utilizando Excel?
Actualmente, Excel no está prohibido de forma general.
Pero cuidado.
Que Excel no esté prohibido no significa que:
“Tenemos un Excel, así que ya cumplimos.”
El sistema utilizado debe permitir cumplir correctamente las obligaciones de registro.
Y Excel puede empezar a complicarse cuando aparecen:
modificaciones manuales;
diferentes versiones del archivo;
empleados remotos;
varios centros de trabajo;
olvidos;
incidencias;
cambios de turno;
cientos o miles de registros.
¿Qué empresas están obligadas a llevar un Control Horario?
La obligación general de registro diario de jornada no está reservada únicamente a las grandes empresas.
El artículo 34.9 establece la obligación para la empresa sin fijar en ese apartado un mínimo general de trabajadores.
Por tanto, no existe una regla general como:
“Si tengo menos de 50 empleados no tengo que registrar la jornada.”
Existen relaciones laborales, sectores y situaciones con particularidades propias, por lo que conviene analizar cada caso cuando exista un régimen especial.
Pero ser una empresa pequeña no elimina automáticamente la obligación general de registro horario.
¿Hay que registrar la jornada si se teletrabaja?
Sí.
Trabajar desde casa no significa que desaparezca la obligación de controlar el tiempo de trabajo.
De hecho, para empresas con equipos:
remotos, híbridos, comerciales o distribuidos en diferentes ubicaciones, un sistema digital puede simplificar considerablemente el registro.
¿Se puede fichar desde el móvil?
Sí.
Un sistema de control horario puede permitir registrar la jornada desde un teléfono móvil.
Esto resulta especialmente práctico para:
teletrabajadores
comerciales
empleados desplazados
trabajadores sin ordenador fijo
empresas con varios centros
equipos híbridos.
Pero tener una app bonita no es lo importante.
Lo importante es que el sistema de registro permita cumplir correctamente las obligaciones aplicables.
¿La Inspección de Trabajo controla el registro horario?
Sí.
Y esto tampoco es una suposición.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social dispone del Criterio Técnico OE ITSS nº 101/2019 sobre registro de jornada.
Este criterio establece pautas para las actuaciones inspectoras relacionadas con esta materia.
Además, la Inspección ha desarrollado campañas específicas de control del registro de jornada.
Por ejemplo, en 2020 se realizaron 5.925 actuaciones, se formularon 1.486 requerimientos y se detectaron 947 infracciones, con sanciones propuestas por un importe total de 761.758 €.
Es decir:
El control horario no es simplemente “un papel que hay que tener”.
Es una obligación cuyo cumplimiento puede ser objeto de actuación inspectora.
¿Qué multas existen por no registrar correctamente la jornada?
Aquí también podemos hablar con cifras concretas.
El artículo 7.5 de la LISOS considera infracción grave la transgresión de las normas y límites legales o pactados relacionados, entre otras materias, con el registro de jornada.
El artículo 40 de la LISOS establece actualmente para las infracciones graves:
Grado | Sanción |
|---|---|
Mínimo | 751 € – 1.500 € |
Medio | 1.501 € – 3.750 € |
Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Por tanto:
Una infracción grave relacionada con el registro horario puede alcanzar actualmente los 7.500 €.
Eso no significa que cualquier error provoque automáticamente una multa de 7.500 €.
La sanción dependerá de la infracción concreta y de su graduación.
Pero tampoco es correcto tratar el registro horario como una simple recomendación.
Existe obligación. Existe Inspección. Y existe régimen sancionador.
Papel vs. Excel vs. Fichaje Digital
¿Con qué sistema se puede gestionar el control horario?
Aquí tienes una comparación sencilla:
Papel | Excel | Fichaje Digital |
|---|---|---|
Registro manual | Gestión normalmente manual | Registro digital |
Archivo físico | Archivos digitales | Información centralizada |
Consulta más lenta | Depende de la organización | Consulta rápida |
Difícil de escalar | Puede complicarse al crecer | Diseñado para crecer |
Riesgo de pérdida física | Riesgo de versiones | Históricos centralizados |
Poco práctico para teletrabajo | Posible, pero manual | Adaptado al trabajo remoto |
La cuestión no es decir que Excel o el papel sean automáticamente ilegales.
La pregunta es otra:
¿El sistema permite registrar, conservar, consultar y acreditar correctamente la jornada?
¿Qué debería tener un buen sistema de Control Horario?
Un sistema de control horario debería permitir, como mínimo, gestionar de forma clara y fiable la información que necesita la empresa.
Por ejemplo:
✓ Registrar el inicio y finalización de la jornada.
✓ Identificar al trabajador.
✓ Mantener los registros organizados.
✓ Consultar históricos fácilmente.
✓ Conservar la información durante el periodo legal.
✓ Gestionar incidencias y correcciones.
✓ Adaptarse a trabajo presencial, híbrido y remoto.
✓ Facilitar el acceso a la información cuando corresponda.
Y, sobre todo:
que el control horario no dependa de que alguien recuerde actualizar manualmente cinco archivos diferentes.
Qué está vigente y qué todavía está en desarrollo
Si te quedas con una tabla de esta guía, que sea esta:
Vigente actualmente | En desarrollo normativo |
|---|---|
Registro diario obligatorio | Desarrollo reglamentario del registro |
Artículo 34.9 del Estatuto | Proyecto de Real Decreto |
Registrar inicio y finalización | Nuevos requisitos técnicos y de seguridad |
Conservar registros 4 años | Mayor desarrollo de la digitalización |
Disponibilidad para trabajadores, representantes e Inspección | Desarrollo mediante normativa posterior |
Régimen sancionador vigente | Cambios que no deben darse por vigentes antes de su aprobación |
¿Cómo puede ayudarte Employ?
Cumplir con el control horario no debería significar perseguir Excels, guardar montañas de papel o dedicar horas cada mes a revisar registros.
Con Employ, puedes digitalizar el control horario y centralizar la gestión de jornadas, vacaciones, turnos y ausencias desde un único lugar.
Tus empleados registran su jornada y Recursos Humanos mantiene la información organizada y accesible.
Digitaliza el control horario de tu empresa.
Menos Excel. Menos tareas manuales. Más control.
Preguntas frecuentes sobre Fichaje Digital y Control Horario
¿Es obligatorio registrar la jornada en España? Sí. La obligación general está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Desde cuándo es obligatorio? Desde 2019, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 8/2019.
¿Qué hay que registrar? La hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros? Cuatro años.
¿Puede solicitar los registros la Inspección de Trabajo? Sí. Los registros deben permanecer a disposición de la Inspección, además de las personas trabajadoras y sus representantes legales.
¿Es obligatorio utilizar una aplicación? Actualmente no existe una obligación general que diga que todas las empresas deban utilizar una aplicación concreta.
¿Está prohibido utilizar Excel? No de forma general actualmente. Pero el sistema utilizado debe permitir cumplir correctamente con las obligaciones legales.
¿Qué multa puede haber por incumplir el registro horario? Los incumplimientos pueden constituir una infracción grave. El rango general actualmente establecido para estas infracciones es de 751 € a 7.500 €, dependiendo de su graduación.
¿Está cambiando la normativa? Sí. Existe un Proyecto de Real Decreto para desarrollar la regulación del registro de jornada y también se han iniciado trabajos sobre sus requisitos técnicos y de seguridad.
Fuentes oficiales consultadas y recomendadas: Real Decreto-ley 8/2019 en el BOE · Estatuto de los Trabajadores · LISOS · Criterios Técnicos de la Inspección de Trabajo · Proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada · Dictamen 188/2026 del Consejo de Estado.
