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No llevar correctamente el registro horario puede constituir una infracción grave en España.
Actualmente, las infracciones graves en materia laboral se sancionan con multas de 751 € a 7.500 €, según su graduación:
Grado | Multa |
|---|---|
Mínimo | 751 € – 1.500 € |
Medio | 1.501 € – 3.750 € |
Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
El fundamento está en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que incluye expresamente el registro de jornada entre las materias cuyo incumplimiento puede constituir infracción grave. Las cuantías están establecidas en el artículo 40 de la LISOS.
Pero cuidado con una información que aparece cada vez más en Internet:
La multa vigente no es automáticamente “10.000 € por trabajador”.
Existen cambios regulatorios relacionados con el registro de jornada, pero hay que distinguir las sanciones actualmente vigentes de propuestas, proyectos y futuras modificaciones.
Vamos a verlo con números y normas, sin alarmismo.
Multas por registro horario: respuesta rápida
Pregunta | Respuesta |
|---|---|
¿Es obligatorio registrar la jornada? | Sí |
¿Desde cuándo? | 2019 |
¿Qué artículo obliga a hacerlo? | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
¿No registrar puede ser infracción grave? | Sí |
¿Dónde aparece? | Art. 7.5 LISOS |
¿Multa grave mínima? | 751 € |
¿Multa grave máxima? | 7.500 € |
¿Hay que conservar los registros? | Sí, durante 4 años |
¿Puede intervenir la Inspección de Trabajo? | Sí |
¿Hay cambios normativos en desarrollo? | Sí |
Lo más importante es entender que la sanción no nace simplemente por “no tener una app”.
El problema es incumplir las obligaciones relativas al registro de jornada.
¿Qué ley establece las multas por registro horario?
Aquí tenemos que separar dos normas.
Primero está el Estatuto de los Trabajadores.
El artículo 34.9 establece que la empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
También obliga a conservar esos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Después aparece la LISOS.
Su artículo 7.5 considera infracción grave:
la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de tiempo de trabajo, incluyendo expresamente el registro de jornada.
Es decir:
Estatuto de los Trabajadores → establece la obligación.
LISOS → establece el régimen de infracciones y sanciones.
¿De dónde viene la obligación de registrar la jornada?
Del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
Esta norma realizó dos cambios fundamentales.
Su artículo 10 modificó el Estatuto de los Trabajadores e introdujo el actual artículo 34.9.
Y su artículo 11 modificó precisamente el artículo 7.5 de la LISOS para incluir expresamente el registro de jornada entre las materias cuyo incumplimiento puede constituir una infracción grave.
Por tanto, la relación es bastante clara:
RDL 8/2019 → obligación de registro → régimen sancionador.
No estamos hablando de una recomendación.
Estamos hablando de una obligación laboral vigente desde 2019.
¿Cuánto es la multa por no registrar la jornada?
Esta es probablemente la pregunta por la que llegaste aquí.
Actualmente, el artículo 40.1.b de la LISOS establece estos importes para las infracciones graves:
Grado mínimo
751 € a 1.500 €
Grado medio
1.501 € a 3.750 €
Grado máximo
3.751 € a 7.500 €
Por tanto, si buscas:
“multa por no fichar”
o
“multa por no llevar registro horario”
la referencia general vigente para una infracción grave en esta materia es:
751 € – 7.500 €
Pero eso no significa que cualquier incidencia con un fichaje genere automáticamente una multa de 7.500 €.
¿Siempre te multan con 7.500 €?
No.
Los 7.500 € son el extremo superior del grado máximo dentro del régimen general aplicable a las infracciones graves.
La LISOS establece criterios para graduar las sanciones.
Entre ellos pueden tenerse en cuenta circunstancias como la negligencia e intencionalidad, fraude o connivencia, incumplimiento de advertencias y requerimientos previos de la Inspección, cifra de negocios, número de personas trabajadoras afectadas o perjuicio causado.
Dicho de manera sencilla:
No es lo mismo una incidencia puntual que una empresa que directamente no lleva registro horario o mantiene un incumplimiento continuado.
¿Qué incumplimientos pueden generar problemas?
El artículo 7.5 de la LISOS no contiene una lista del tipo:
“Error A = 1.000 €, error B = 3.000 €”.
Lo que sanciona es la transgresión de las normas y límites legales o pactados relativos al registro de jornada y otras materias de tiempo de trabajo.
En la práctica, una empresa debería prestar especial atención a situaciones como:
no disponer del registro diario cuando resulte obligatorio
no registrar correctamente el inicio y finalización
no conservar los registros durante el periodo legal
no poder aportar la información cuando corresponda
mantener un sistema que no refleje adecuadamente la jornada realizada
incumplir las reglas específicas establecidas por el convenio colectivo aplicable.
¿Hay que guardar los registros durante 4 años?
Sí.
Y este punto es especialmente importante en caso de inspección.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece expresamente que la empresa debe conservar los registros durante cuatro años.
Durante ese periodo deben permanecer a disposición de:
las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿La Inspección de Trabajo realmente controla el registro horario?
Sí.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social aprobó el Criterio Técnico 101/2019 específicamente sobre actuaciones inspectoras en materia de registro de jornada.
Además, la propia Inspección creó una campaña específica de actuaciones inspectoras en materia de control del registro de jornada.
Existe una obligación específica.
Existe un criterio inspector específico.
Y existe un régimen sancionador específico aplicable a los incumplimientos.
¿Qué puede pedir la Inspección de Trabajo?
La norma es clara en un punto esencial:
Los registros deben permanecer a disposición de la Inspección.
Por eso, ante una comprobación, la empresa debe poder aportar la documentación correspondiente en los términos legalmente exigibles.
Y aquí vuelve a aparecer la importancia del sistema utilizado.
El registro debe existir y poder acreditarse.
¿Puede haber problemas aunque los empleados sí fichen?
Sí.
Tener un sistema de fichaje no garantiza por sí solo que todo esté correctamente gestionado.
Imagina que los empleados fichan, pero:
los registros desaparecen cada año
las horas pueden modificarse sin control
faltan jornadas completas
nadie sabe cuál es la versión correcta
o no pueden recuperarse los registros históricos.
La obligación no consiste simplemente en instalar un botón que diga:
FICHAR
Consiste en mantener un registro diario de jornada conforme a las obligaciones legales y convencionales aplicables.
¿Puede sancionarse por cada trabajador?
Aquí es donde hay que tener especial cuidado con los titulares.
Actualmente, el artículo 7.5 de la LISOS no establece con carácter general que cada incumplimiento del registro horario constituya automáticamente una infracción independiente por cada trabajador afectado.
Esto se ve claramente al comparar el propio artículo.
Por ejemplo, el artículo 7.2 sí dice expresamente para determinadas infracciones sobre contratación temporal que se considerará una infracción por cada persona trabajadora afectada.
El artículo 7.5, que regula actualmente los incumplimientos relativos al registro de jornada, no contiene esa misma regla.
Por eso no sería correcto trasladar automáticamente al régimen vigente afirmaciones como:
“10 empleados sin fichar = 10 multas independientes.”
La situación podría cambiar si se modifica la legislación, pero debemos distinguir siempre lo que está vigente de lo que se propone.
¿De dónde salen entonces las noticias sobre multas mucho mayores?
De propuestas de reforma y del debate regulatorio alrededor del nuevo modelo de registro horario.
En 2026 continúa existiendo un proceso normativo para desarrollar el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada.
El Consejo de Estado recoge oficialmente que el 19 de marzo de 2026 fue despachado el Dictamen 188/2026 sobre el Proyecto de Real Decreto relativo al registro de jornada.
Además, el Ministerio de Trabajo abrió en marzo de 2026 una consulta pública previa para desarrollar los requisitos técnicos y de seguridad del registro de jornada mediante una futura Orden.
Por tanto:
Sí existe un proceso regulatorio real.
Pero:
Proyecto, propuesta o borrador ≠ sanción vigente.
Cuando una empresa toma decisiones por riesgo legal, esta diferencia importa muchísimo.
Lo vigente vs. lo que está cambiando
Vigente hoy | En desarrollo/tramitación |
|---|---|
Registro diario obligatorio | Desarrollo reglamentario del registro |
Art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores | Proyecto de Real Decreto |
Inicio y finalización de jornada | Nuevos requisitos del sistema |
Conservación durante 4 años | Requisitos técnicos y de seguridad |
Art. 7.5 LISOS | Evolución de la regulación |
Infracción grave | Cambios que solo serán exigibles cuando entren en vigor |
Multa general grave de 751 € a 7.500 € | No confundir propuestas con sanciones actuales |
¿Excel puede provocar una multa?
Excel no genera una multa simplemente por ser Excel.
El problema sería incumplir las obligaciones de registro horario.
Una hoja de cálculo puede convertirse en un riesgo cuando:
existen varias versiones
se pierden registros
los datos son incompletos
no se conservan correctamente
las modificaciones son difíciles de controlar
recuperar históricos resulta complicado.
La cuestión es si el sistema utilizado permite cumplir las obligaciones correspondientes.
¿Y utilizar papel?
Lo mismo.
El papel no genera automáticamente una sanción simplemente por ser papel.
De hecho, existen convenios publicados en el propio BOE que han contemplado sistemas de registro en papel.
Lo importante vuelve a ser:
cómo se registra, cómo se conserva y si el sistema cumple las reglas aplicables.
En algunos convenios recientes incluso se exige que el soporte elegido proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, demostrando además que las reglas concretas pueden variar según la regulación convencional aplicable.
Cómo reducir el riesgo de una sanción
No existe un botón mágico de “cumplimiento garantizado”.
Pero una empresa puede reducir considerablemente los problemas si mantiene un sistema que permita:
✓ Registrar diariamente la jornada.
✓ Registrar inicio y finalización.
✓ Identificar correctamente a cada persona trabajadora.
✓ Conservar los registros durante cuatro años.
✓ Recuperar históricos fácilmente.
✓ Gestionar correctamente incidencias y modificaciones.
✓ Cumplir el convenio colectivo y las reglas específicas aplicables.
✓ Tener la información disponible cuando legalmente corresponda.
Y aquí aparece una idea sencilla:
El mejor momento para comprobar si puedes recuperar tus registros no es cuando te los están pidiendo.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
La mejor forma de afrontar una inspección no es empezar a ordenar los registros cuando llegan a pedirlos.
Con Employ, puedes digitalizar el control horario y centralizar desde un único lugar la gestión de: jornadas, turnos, vacaciones y ausencias.
Los empleados registran su jornada y Recursos Humanos mantiene la información organizada y accesible. Menos archivos. Menos tareas manuales.
Digitaliza el control horario de tu empresa Registra. Organiza. Consulta.
Preguntas frecuentes sobre multas por registro horario
¿Cuál es la multa por no registrar la jornada en España? El incumplimiento de las obligaciones relativas al registro de jornada puede constituir una infracción grave. Actualmente, el rango general para infracciones graves es de 751 € a 7.500 €, dependiendo de su graduación.
¿La multa es de 7.500 € automáticamente? No. Los 7.500 € corresponden al extremo superior del grado máximo de las infracciones graves.
¿Pueden multarme por no tener una aplicación de fichaje digital? Actualmente, la obligación general vigente es garantizar el registro diario de jornada, no contratar una aplicación determinada. El incumplimiento relevante es el de las obligaciones de registro aplicables.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los registros? Cuatro años.
¿Puede pedirlos la Inspección de Trabajo? Sí. El Estatuto establece expresamente que deben permanecer a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Usar Excel puede generar una multa? No por utilizar Excel en sí mismo. El problema aparece si el sistema no permite cumplir correctamente con las obligaciones legales y convencionales aplicables.
¿La sanción se calcula por cada trabajador? El artículo 7.5 vigente no establece con carácter general una infracción automática por cada trabajador afectado para el registro de jornada. Hay que evitar confundir propuestas de reforma con la LISOS actualmente vigente.
¿Está cambiando la normativa? Sí. Existe un Proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada que fue objeto del Dictamen 188/2026 del Consejo de Estado, y continúa el desarrollo de requisitos técnicos y de seguridad.
