Preguntas frecuentes de empleados que RRHH puede automatizar
La respuesta corta
Las preguntas que más llegan a Recursos Humanos se concentran en ocho bloques: vacaciones, permisos y ausencias, recibos de salarios, nómina, documentos, horarios y turnos, certificados y datos personales.
La mayoría se pueden automatizar del todo si el dato existe y la regla está clara: cuántos días me quedan, dónde está mi recibo, cuándo cobro, qué turno tengo. Otras se automatizan en parte (se prepara y alguien aprueba), y unas pocas deben seguir siendo humanas: conflictos, salud, situaciones personales delicadas o interpretaciones dudosas del convenio.
Abajo tienes el catálogo, bloque a bloque, con lo que necesita cada pregunta para resolverse sola.
Cómo leer este catálogo
Cada bloque incluye preguntas formuladas como las escriben los empleados de verdad (con sus prisas y sus faltas de contexto), y una tabla con tres datos:
- Qué necesita para responderse: una política, un dato personal, un documento o una acción en un sistema.
- Nivel de automatización: completa, con revisión o humana.
- Matiz: la trampa típica de esa pregunta.
Si lo que buscas es el método para decidir qué automatizar primero en tu empresa, está en cómo automatizar las consultas frecuentes de empleados. Y para el marco general, la guía de atención al empleado.
Bloque 1: vacaciones
Es el bloque estrella. Preguntas reales:
- «¿Cuántos días de vacaciones me quedan?»
- «¿Me han aprobado las vacaciones de agosto?»
- «¿Puedo pasar días al año que viene?»
- «¿Cuándo tengo que pedir las vacaciones de Navidad?»
- «Si me pongo de baja durante las vacaciones, ¿las pierdo?»
- «¿Los festivos cuentan como vacaciones?»
- «¿Puedo partir las vacaciones en varios periodos?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Días que me quedan | Saldo individual actualizado | Completa |
| Estado de mi solicitud | Registro de solicitudes | Completa |
| Arrastrar días al año siguiente | Política interna y convenio | Completa si la regla está escrita |
| Plazo para pedir | Calendario y política | Completa |
| Baja durante vacaciones | Norma, convenio y situación concreta | Con revisión |
| Fraccionar vacaciones | Política y convenio | Completa |
Contexto legal útil: el Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de treinta días naturales de vacaciones retribuidas, que el convenio o el contrato pueden mejorar, y establece que el trabajador conocerá sus fechas al menos dos meses antes del inicio del disfrute (art. 38). El mismo artículo regula qué ocurre cuando las vacaciones coinciden con una incapacidad temporal; como depende de la causa y de las fechas, conviene que la respuesta automática explique la regla general y derive el caso concreto.
El tratamiento a fondo de este bloque está en atención al empleado para vacaciones y ausencias.
Bloque 2: permisos y ausencias
- «¿Cuántos días me corresponden si me caso?»
- «Han ingresado a mi madre, ¿qué permiso tengo?»
- «¿Tengo permiso por mudanza?»
- «¿Me pagan el día que voy a votar a una mesa electoral?»
- «¿Cómo justifico una visita al médico?»
- «¿Tengo días de asuntos propios?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Duración de un permiso retribuido | Ley y convenio aplicable | Completa |
| Cómo solicitarlo | Procedimiento interno | Completa |
| Qué justificante aportar | Política interna | Completa |
| Asuntos propios | Convenio o política de empresa | Completa |
| Casos dudosos (grado de parentesco, desplazamientos) | Criterio sobre el caso | Con revisión |
El artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores enumera los permisos retribuidos con su duración: por ejemplo, quince días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho, cinco días por accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención con reposo domiciliario de familiares hasta segundo grado, dos días por fallecimiento (ampliables en dos si hay desplazamiento) y un día por traslado de domicilio. Tu convenio puede mejorarlos, así que la respuesta automática debe consultar ambas fuentes.
Los días de asuntos propios no están en el Estatuto: dependen del convenio o de la política de empresa.
Bloque 3: recibos de salarios
- «¿Dónde descargo mi nómina de este mes?»
- «Necesito los recibos de los últimos tres meses para el banco.»
- «No me ha llegado el recibo.»
- «¿Me podéis mandar la nómina en PDF?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Descargar un recibo | Repositorio de recibos y permisos | Completa |
| Varios recibos a la vez | Repositorio y permisos | Completa |
| Recibo no recibido | Registro de envíos | Completa o derivación si falla el envío |
| Recibos muy antiguos | Archivo histórico | Con revisión |
El Estatuto obliga a la empresa a entregar un recibo de salarios junto con el pago (art. 29.1), y el modelo oficial de recibo individual de salarios se modificó por la Orden ESS/2098/2014 para incluir la aportación empresarial a la Seguridad Social. Es decir: el documento existe siempre, sólo hay que encontrarlo y entregárselo a quien lo pide y a nadie más.
Bloque 4: dudas sobre la nómina
Aquí el volumen es menor, pero cada pregunta cuesta mucho más:
- «¿Por qué he cobrado menos este mes?»
- «¿Qué es este descuento?»
- «¿Cuándo cobro la paga extra?»
- «¿Me han pagado las horas extra de septiembre?»
- «¿Por qué me han subido la retención de IRPF?»
- «¿Qué día se ingresa la nómina?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Fecha de pago | Calendario de nómina | Completa |
| Cuándo se cobra la extra | Convenio y política de prorrateo | Completa |
| Significado de un concepto | Glosario de conceptos de tu nómina | Completa |
| Por qué cobré menos | Comparar dos recibos reales del empleado | Completa con datos de Payroll |
| Horas extra no pagadas | Registro horario y nómina | Con revisión |
| Cambio de retención | Datos de nómina y explicación de la regla | Con revisión si se pide corregir |
La pregunta «¿por qué he cobrado menos?» es el mejor ejemplo de la diferencia entre una FAQ y una automatización útil. La FAQ dice «las variaciones pueden deberse a…». La automatización útil compara el recibo de octubre con el de septiembre de esa persona y le dice: «este mes no hay plus de nocturnidad porque no hiciste turnos de noche». Más en consultas de nómina de empleados.
Bloque 5: documentos
- «¿Me pasáis una copia de mi contrato?»
- «¿Dónde está la política de teletrabajo?»
- «Necesito el calendario laboral de este año.»
- «¿Tenéis el protocolo de prevención de acoso?»
- «¿Dónde está el manual de bienvenida?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Copia de contrato propio | Expediente y permisos | Completa |
| Políticas internas | Repositorio vigente | Completa |
| Calendario laboral | Calendario por centro | Completa |
| Documentos de otra persona | Permisos | Bloqueada salvo rol autorizado |
La clave en este bloque son los permisos: el mismo sistema que entrega tu contrato no debe entregar el de tu compañero. Lo desarrollamos en cómo automatizar la entrega y consulta de documentos de empleados.
Bloque 6: horarios, turnos y fichaje
- «¿Qué turno tengo el sábado?»
- «¿Puedo cambiar el turno con un compañero?»
- «Se me olvidó fichar ayer, ¿qué hago?»
- «¿Cuántas horas llevo este mes?»
- «¿Puedo ver mi registro de jornada?»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Turno asignado | Cuadrante actualizado | Completa |
| Cambio de turno | Regla interna y aprobación | Preparación automática y aprobación humana |
| Olvido de fichaje | Procedimiento de corrección | Completa para iniciar; validación humana |
| Horas acumuladas | Registro de jornada | Completa |
| Acceso al registro | Registro y permisos | Completa |
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, conservarlo durante al menos cuatro años y que esté a disposición de las personas trabajadoras. Que el empleado pueda consultar sus horas sin escribir a nadie encaja bien con esa obligación.
Bloque 7: certificados
- «Necesito un certificado de empresa para el paro.»
- «¿Me hacéis un certificado de que trabajo aquí para alquilar un piso?»
- «¿Dónde está mi certificado de retenciones para la renta?»
- «Necesito un certificado de servicios prestados.»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Certificado de empleo o de servicios | Plantilla y datos del expediente | Completa o con firma |
| Certificado de retenciones de IRPF | Datos anuales de nómina | Completa |
| Certificado de empresa por cese | Datos de cotización y proceso de cese | Con revisión |
| Informe de vida laboral | Lo emite la Seguridad Social, no la empresa | Completa como orientación |
La Ley General de la Seguridad Social incluye entre las obligaciones del empresario la de entregar al trabajador el certificado de empresa, en el tiempo y la forma que se determinen reglamentariamente (art. 298.d). Como afecta al acceso a la prestación por desempleo, es un documento que conviene preparar automáticamente pero revisar antes de emitir.
Ojo con la confusión clásica: el informe de vida laboral lo solicita el propio trabajador a la Seguridad Social. La automatización aquí consiste en explicárselo bien y no en fabricar nada. Tienes el detalle en certificados laborales: cómo automatizar solicitudes y entrega.
Bloque 8: datos personales
- «He cambiado de cuenta bancaria.»
- «Me he mudado, ¿dónde actualizo la dirección?»
- «He tenido un hijo, ¿cómo lo comunico?»
- «¿Qué datos míos tenéis?»
- «Mi apellido está mal escrito en la nómina.»
| Pregunta | Qué necesita | Nivel |
|---|---|---|
| Cambio de cuenta o dirección | Acción en el sistema con verificación | Completa con registro |
| Comunicar situación familiar | Procedimiento y documentación | Preparación automática y revisión |
| Qué datos tenéis | Procedimiento de derecho de acceso | Con revisión |
| Corregir un dato erróneo | Procedimiento de rectificación | Completa o con revisión |
El RGPD reconoce al interesado el derecho de acceso a sus datos (art. 15) y a obtener sin dilación indebida la rectificación de los que sean inexactos (art. 16). Automatizar el cambio de un dato sencillo facilita ese derecho; las solicitudes formales de acceso conviene que las revise alguien.
Qué se automatiza del todo y qué no
Resumen del catálogo en tres niveles:
| Nivel | Qué incluye | Ejemplos |
|---|---|---|
| Automatización completa | Regla clara y dato disponible | Saldos, recibos, fechas de pago, políticas, turnos, calendario |
| Automatización con revisión | Se prepara solo, decide una persona | Cambios de turno, certificado de empresa, horas extra reclamadas, solicitudes de acceso a datos |
| Siempre humana | Criterio, sensibilidad o conflicto | Acoso, salud, despidos, desacuerdos con un responsable, interpretación dudosa del convenio |
Tres señales de que una pregunta no debe automatizarse del todo:
- La respuesta cambia según una valoración, no según una regla.
- Un error tiene consecuencias económicas o legales serias.
- La persona necesita que alguien la escuche, no un dato.
Preguntas que parecen fáciles y no lo son
- «¿Cuántos días me quedan?» es fácil si el saldo está actualizado. Si depende de un Excel que se toca una vez al mes, no.
- «¿Cuándo cobro la extra?» es fácil hasta que en la plantilla conviven dos convenios.
- «¿Tengo permiso por mudanza?» es fácil; «¿y si me mudo de provincia?» depende de lo que diga tu convenio.
Cómo adaptar este catálogo a tu empresa
Tu lista no será idéntica. Una cadena de restauración tendrá muchas más preguntas de turnos; una ingeniería, de gastos y desplazamientos; una residencia, de cambios de turno y festivos trabajados.
Para adaptarlo:
- Marca las preguntas de este catálogo que recibís de verdad.
- Añade las propias de tu sector y tu convenio.
- Anota para cada una dónde está el dato hoy.
- Clasifícalas en los tres niveles.
Con eso tienes la base de tu automatización y, de paso, de tu base de conocimiento.
Cómo puede ayudarte Employ con estas preguntas
Employ responde a este catálogo con un agente IA que trabaja sobre tus fuentes reales, no sobre un listado de respuestas genéricas. Cuando un camarero de un hotel en Málaga pregunta a las once de la noche cuántos días le quedan, el agente consulta su saldo y responde con su dato, no con la política general.
Lo que hace el agente en cada bloque:
- Vacaciones y permisos: consulta saldos, aplica tu convenio y tus políticas, y prepara la solicitud para que la apruebe el responsable.
- Recibos y nómina: entrega recibos al propio empleado y explica variaciones comparando sus nóminas reales.
- Documentos y certificados: localiza y entrega lo estándar; prepara los certificados que requieren firma para que RRHH sólo revise.
- Turnos y datos personales: consulta cuadrantes, inicia correcciones de fichaje y actualiza datos con registro.
- Lo humano: deriva a RRHH acoso, salud, conflictos o dudas de interpretación, con el contexto ya resumido.
Todo con permisos y acceso controlado, sin proyecto de implementación tradicional y aprovechando incluso tus hojas de cálculo.
Pregunta. Resuelve. Listo.
Preguntas frecuentes sobre las consultas de empleados a RRHH
¿Cuáles son las preguntas más frecuentes de los empleados a RRHH?
Suelen concentrarse en vacaciones, permisos, recibos de salarios, dudas de nómina, documentos, turnos, certificados y cambios de datos personales. El saldo de vacaciones y las copias de recibos suelen estar entre las más repetidas.
¿Qué preguntas de empleados se pueden automatizar del todo?
Las que dependen de una regla clara y de un dato disponible: días de vacaciones restantes, fecha de cobro, descarga de recibos, políticas internas, turnos asignados o calendario laboral.
¿Qué preguntas de empleados no conviene automatizar?
Las que requieren criterio o sensibilidad: acoso, salud, conflictos con responsables, despidos o interpretaciones dudosas del convenio. En esos casos lo útil es derivar rápido y con contexto.
¿Cuántos días de vacaciones tiene un trabajador en España?
El Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de treinta días naturales de vacaciones retribuidas al año. El convenio colectivo o el contrato pueden mejorar ese mínimo.
¿Cuántos días de permiso hay por matrimonio en España?
El artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce quince días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho. Revisa tu convenio por si mejora esa duración.
¿Puede un sistema automático explicar por qué he cobrado menos?
Sí, si consulta tus nóminas reales y compara conceptos entre meses. Una respuesta genérica sobre «posibles causas» no resuelve la duda.
¿Quién emite el informe de vida laboral, la empresa o la Seguridad Social?
El informe de vida laboral lo emite la Seguridad Social a petición del trabajador. La empresa emite otros documentos, como el certificado de empresa o los certificados de servicios prestados.
¿Es obligatorio que la empresa entregue el certificado de empresa?
Sí. La Ley General de la Seguridad Social incluye entre las obligaciones del empresario entregar al trabajador el certificado de empresa, en el tiempo y forma que se determinen reglamentariamente.
¿Puedo pedir a RRHH qué datos personales tienen sobre mí?
Sí. El RGPD reconoce el derecho de acceso a tus datos personales y el derecho a rectificar los que sean inexactos.
¿Cómo adapto una lista de preguntas frecuentes a mi empresa?
Marca las que recibís de verdad, añade las de tu sector y convenio, anota dónde está el dato de cada una y clasifícalas entre automatización completa, con revisión o humana.
