Cómo calcular tus vacaciones
Calcular los días de vacaciones de un trabajador en México no exige fórmulas complejas, pero sí orden. Una fecha de ingreso mal registrada, una tabla desactualizada o dos periodos mezclados en un mismo saldo producen diferencias que terminan en reclamaciones o en pasivos no contemplados.
La Ley Federal del Trabajo (LFT) fija el número de días según los años de servicio cumplidos; el resto consiste en llevar la cuenta de cada periodo. Esta guía describe el procedimiento paso a paso, con la tabla vigente del artículo 76, tres ejemplos y los errores más habituales. El pago en dinero y la prima vacacional se tratan en artículos separados.
¿Cómo se calculan los días de vacaciones de un trabajador?
Los días de vacaciones se calculan a partir de la antigüedad. Se toma la fecha de ingreso, se cuentan los años de servicio cumplidos y se consulta la tabla del artículo 76 de la LFT: 12 días laborables al cumplir el primer año, dos más por cada año hasta llegar a 20 en el quinto y, a partir del sexto, dos días adicionales por cada cinco años. A ese total se restan los días ya disfrutados del mismo periodo para obtener el saldo pendiente.
Paso a paso para calcular los días de vacaciones
Paso 1: identificar la fecha de ingreso
Es la fecha en que inició la relación de trabajo, no la de alta en un sistema ni la de un contrato posterior. Con contratos sucesivos sin interrupción, conviene revisar qué antigüedad reconoce la empresa.
Paso 2: determinar la antigüedad en años cumplidos
La antigüedad relevante son los años completos de servicio: un trabajador con tres años y diez meses tiene, a efectos de la tabla, tres años cumplidos. El artículo 76 habla de personas trabajadoras con «más de un año de servicios», así que el derecho al primer periodo nace al cumplir el año.
Paso 3: ubicar el aniversario laboral
Cada aniversario de la fecha de ingreso abre un periodo nuevo. El cálculo no se hace por año calendario sino por año de servicio: quien ingresó un 15 de marzo genera su periodo cada 15 de marzo, con independencia del cierre de ejercicio de la empresa.
Paso 4: consultar la tabla del artículo 76
Con los años cumplidos se obtiene el número de días laborables del periodo:
| Años de servicio cumplidos | Días laborables de vacaciones |
|---|---|
| 1 | 12 |
| 2 | 14 |
| 3 | 16 |
| 4 | 18 |
| 5 | 20 |
| 6 a 10 | 22 |
| 11 a 15 | 24 |
| 16 a 20 | 26 |
Los tramos siguientes continúan con 28 días (21 a 25 años), 30 (26 a 30) y 32 (31 a 35); la tabla completa de días de vacaciones por antigüedad desarrolla cada uno. Esta tabla es el mínimo legal: un contrato individual, un contrato colectivo o la política de la empresa pueden otorgar más días, y entonces se calcula con la cifra superior.
Paso 5: restar los días disfrutados del periodo
Se identifican los días ya tomados con cargo a ese periodo. Cada día disfrutado debe asociarse a un periodo concreto, porque la ley obliga a conceder las vacaciones dentro de un plazo y los saldos de periodos distintos no deben mezclarse.
Paso 6: obtener los días pendientes
Días pendientes del periodo = días del periodo según la tabla − días disfrutados de ese periodo.
Con más de un periodo abierto, el cálculo se repite para cada uno y el saldo total es la suma, siempre con el detalle por periodo.
Días laborables, no días naturales
La LFT expresa las vacaciones en días laborables, es decir, días en los que el trabajador habría prestado servicios. Los días de descanso semanal que queden dentro del periodo no se descuentan del saldo. Un trabajador con jornada de lunes a viernes que toma 12 días laborables se ausenta, en la práctica, poco más de dos semanas de calendario; si se contaran días naturales perdería descanso al que tiene derecho.
El plazo de seis meses y la constancia anual
El artículo 81 de la LFT establece que las vacaciones deben concederse dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios, y que el patrón debe entregar cada año una constancia con la antigüedad, el periodo que corresponde y la fecha en que deberá disfrutarse.
Al cumplirse cada aniversario, la empresa debería tener listos los días del periodo y una fecha propuesta de disfrute. De ese periodo, el artículo 78 garantiza al menos 12 días continuos; el resto puede distribuirse en la forma y tiempo que la persona trabajadora requiera.
Tres ejemplos de cálculo
Los tres casos usan como fecha de cálculo el 1 de octubre; nombres y fechas son ficticios.
Caso 1: ingreso reciente, menos de un año
Datos de partida: Sofía ingresó el 1 de junio del año en curso.
- Antigüedad al 1 de octubre: 4 meses, es decir, 0 años cumplidos.
- Días del periodo: todavía no se genera ninguno, porque el derecho nace al cumplir el año.
- Primer periodo: 12 días laborables a partir del 1 de junio del año siguiente, que deberán concederse antes del 1 de diciembre de ese año.
Interpretación: mientras no se cumpla el año no hay saldo exigible. Si la relación terminara antes, correspondería una remuneración proporcional al tiempo trabajado (artículo 79), explicada en vacaciones proporcionales. Adelantar días por política interna es una prestación, no una obligación legal.
Caso 2: cuatro años de antigüedad
Datos de partida: Daniel ingresó un 15 de febrero y el 15 de febrero del año en curso cumplió su cuarto aniversario. En abril disfrutó 12 días continuos.
- Años cumplidos: 4.
- Días del periodo según la tabla: 18.
- Días disfrutados con cargo a este periodo: 12.
- Días pendientes: 18 − 12 = 6.
- Fecha límite para concederlos: 15 de agosto del año en curso (seis meses después del aniversario).
Interpretación: al 1 de octubre la empresa ya rebasó el plazo del artículo 81 para esos 6 días. No se pierden, pero la empresa está en incumplimiento y debe programarlos cuanto antes. Los periodos de los años 1 a 3 (12, 14 y 16 días) están cerrados porque se disfrutaron completos.
Caso 3: doce años y días pendientes de dos periodos
Datos de partida: Patricia cumplió 12 años de servicio el 1 de septiembre del año en curso. Del periodo anterior (undécimo aniversario) disfrutó 15 días; del actual, ninguno.
| Periodo | Días según la tabla | Disfrutados | Pendientes |
|---|---|---|---|
| Undécimo año (11 a 15 años → 24 días) | 24 | 15 | 9 |
| Duodécimo año (11 a 15 años → 24 días) | 24 | 0 | 24 |
| Total | 48 | 15 | 33 |
Interpretación: Patricia tiene 33 días pendientes, pero el dato útil es el desglose. Los 9 días del periodo anterior debieron concederse antes del 1 de marzo del año en curso; los 24 del periodo actual, antes del 1 de marzo del año siguiente. Una sola cifra global oculta cuál está vencido. Qué pasa con las vacaciones que no se disfrutan a tiempo, incluida la prescripción, se trata en su propio artículo.
Calcular días no es lo mismo que calcular el pago
El resultado de los pasos anteriores es un número de días. Convertirlo en dinero exige dos operaciones:
- Salario de vacaciones = salario diario × días de vacaciones. Si Daniel tuviera un salario diario ilustrativo de $600, los 18 días de su periodo equivaldrían a $10,800, que se pagan como salario ordinario de esos días.
- Prima vacacional = al menos 25 % sobre ese salario de vacaciones (artículo 80). El procedimiento detallado, con salario diario, variables y ejemplos, está en cómo calcular la prima vacacional.
Errores frecuentes al calcular las vacaciones
- Contar días naturales en lugar de laborables. Reduce el descanso efectivo y genera diferencias a favor del trabajador.
- Usar la tabla anterior a la reforma. Antes del 1 de enero de 2023 el primer año daba 6 días; desde el decreto del DOF del 27 de diciembre de 2022 son 12. Las hojas de cálculo antiguas suelen conservar la tabla vieja.
- Calcular por año calendario. Los periodos corren por aniversario de ingreso.
- Mezclar periodos. Un saldo global impide saber qué días están dentro del plazo de seis meses y cuáles vencidos.
- No reconocer prestaciones superiores. Si el contrato otorga más días que la tabla, se calcula con los del contrato.
La guía de vacaciones en México resume el marco completo de los artículos 76 a 81.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
Calcular los días de una persona es sencillo; hacerlo cada mes para todo el personal, con aniversarios distintos, periodos abiertos y días sueltos tomados en fechas diversas, es donde las hojas de cálculo empiezan a fallar. El saldo se vuelve una cifra de la que nadie sabe de qué periodo viene.
Employ es un agente de IA que lleva esa cuenta por la empresa. Registra la fecha de ingreso de cada trabajador, aplica la tabla del artículo 76 en cada aniversario, descuenta los días disfrutados del periodo correcto y mantiene el saldo desglosado, con la fecha límite de los seis meses a la vista. Cuando un trabajador pregunta cuántos días le quedan por el canal que ya usa la empresa, el agente responde con el dato actualizado.
Cuando llega una solicitud, verifica el saldo y la política interna, avisa al responsable para que apruebe o rechace y notifica al trabajador. Si la empresa otorga días adicionales por contrato, los aplica tal como están definidos. Las excepciones las decide una persona; el agente las escala con el contexto preparado.
El punto de partida puede ser el Excel que la empresa ya utiliza: el agente aprende del proceso actual sin un proyecto de implementación. Para ver los saldos de cada persona ordenados por periodo:
Preguntas frecuentes sobre el cálculo de vacaciones
¿Desde cuándo tiene derecho a vacaciones un trabajador?
Desde que cumple un año de servicios: en ese momento nace el primer periodo de 12 días laborables del artículo 76 de la LFT.
¿Las vacaciones se calculan por año calendario o por aniversario?
Por aniversario de la fecha de ingreso. Cada año de servicio cumplido abre un periodo nuevo, sin relación con el año calendario.
¿Cuántos días corresponden con tres años de antigüedad?
Con tres años cumplidos corresponden 16 días laborables, según la tabla del artículo 76 de la LFT.
¿Los sábados y domingos cuentan como días de vacaciones?
No, si son días de descanso del trabajador. La ley expresa las vacaciones en días laborables: sólo se descuentan del saldo los días en que se habría trabajado.
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para conceder las vacaciones?
Seis meses contados desde que el trabajador cumple el año de servicios, conforme al artículo 81 de la LFT.
¿Se pueden tomar las vacaciones en varios tramos?
El artículo 78 garantiza al menos 12 días continuos; el resto del periodo puede distribuirse en la forma y tiempo que la persona trabajadora requiera.
¿Qué ocurre si la empresa otorga más días que la ley?
Se calcula con los días del contrato o de la política interna: la tabla del artículo 76 es un mínimo que puede mejorarse, no reducirse.
¿Cómo se calculan los días de quien no cumplió el año?
No genera un periodo completo. Si la relación termina antes del año, corresponde una remuneración proporcional al tiempo de servicios (artículo 79 de la LFT).
