Certificados laborales: cómo automatizar solicitudes y entrega

Por Employ · 6 de octubre de 2026 · 12 min de lectura

Certificados laborales en 3D con sello rojo saliendo de un flujo automatizado de solicitud, validación y firma

Lo esencial en 30 segundos

Los certificados laborales son documentos que acreditan datos de la relación laboral: que trabajas o trabajaste en una empresa, durante cuánto tiempo, con qué salario o qué retenciones se te practicaron.

En España, los que más se piden son:

Certificado de empresa para el SEPE, al terminar o suspenderse el contrato.
Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF, para la declaración de la renta.
Certificado de servicios prestados o de empresa «de trabajo», para acreditar antigüedad, puesto o salario ante bancos, caseros o administraciones.
Informe de vida laboral, que no lo emite la empresa: lo obtiene el propio trabajador en la Seguridad Social.

Automatizarlos consiste en que la solicitud llegue completa, el documento se prepare con datos del sistema, se valide y firme sólo cuando haga falta y se entregue sin que RRHH tenga que redactarlo desde cero cada vez.

Por qué los certificados atascan a RRHH

Un certificado parece poca cosa. Un párrafo, una firma, un sello. Pero cada uno exige buscar la fecha de alta, comprobar categoría y jornada, sacar el salario correcto, revisar si hubo cambios de contrato, redactar, firmar y enviar.

Y llegan a oleadas: certificados de retenciones en primavera, certificados de empresa al final de cada temporada, certificados de servicios prestados cuando sube la demanda de alquileres o se abre un proceso de oposiciones.

Imagina una cadena hotelera con cinco hoteles de costa y unas 400 personas en temporada alta. En octubre terminan decenas de contratos a la vez. Cada cese implica un certificado de empresa, y muchas de esas personas además piden un certificado de servicios para su próxima búsqueda. Raúl, el responsable de RRHH, dedica semanas a una tarea que es, en su mayor parte, repetir lo mismo con datos distintos.

Si quieres ver cómo encaja este proceso en el conjunto del servicio a empleados, la guía de atención al empleado lo explica.

Los certificados laborales más habituales en España

Certificado	Quién lo emite	Para qué se usa	Momento típico
Certificado de empresa	La empresa, enviándolo al SEPE	Solicitar la prestación por desempleo	Fin o suspensión del contrato
Certificado de retenciones e ingresos a cuenta	La empresa, como retenedora	Declaración de la renta	Antes de la campaña de la renta
Certificado de servicios prestados	La empresa	Acreditar antigüedad, puesto, categoría	Oposiciones, nuevos empleos, trámites
Certificado de salarios o de haberes	La empresa	Alquiler, préstamo, trámites	Cuando lo pide un tercero
Informe de vida laboral	La Seguridad Social (TGSS)	Acreditar el historial de altas y bajas	Cuando lo necesita el trabajador

Certificado de empresa para el SEPE

Es el que acredita ante el Servicio Público de Empleo Estatal la situación de desempleo y los datos necesarios para calcular la prestación (periodo trabajado, bases de cotización, causa del cese).

Lo que conviene saber:

Es una obligación de la empresa. El art. 298.d de la Ley General de la Seguridad Social incluye entre las obligaciones de los empresarios entregar al trabajador el certificado de empresa, en el tiempo y forma que se determinen reglamentariamente.
Se envía por medios electrónicos. La Orden TIN/790/2010 establece la obligatoriedad de usar medios electrónicos para remitir los datos del certificado al SEPE, a través de la aplicación Certific@2.
El envío cumple la obligación de entregarlo. Según esa misma Orden, la remisión por Certific@2 supone el cumplimiento de la obligación de facilitar el certificado a los trabajadores a efectos de la prestación, y les exime de acompañarlo a su solicitud.
Hay plazo. La empresa debe enviarlo en el momento del cese, suspensión o reducción si el trabajador ya había manifestado su voluntad de pedir la prestación, o al día siguiente de que el trabajador lo solicite expresamente si lo hace después (art. 4 de la Orden TIN/790/2010).
El trabajador puede obtener copia. El SEPE facilita copia de los datos transmitidos, a petición del trabajador, de la empresa o de la autoridad competente, con código seguro de verificación.

La pregunta más frecuente de los empleados aquí no es «¿me lo dais?», sino «¿lo habéis enviado ya?». Tener el estado del envío a mano ahorra muchas llamadas.

Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF

Recoge lo que la empresa ha pagado al trabajador durante el año y las retenciones practicadas, y sirve para hacer la declaración de la renta.

El art. 108.3 del Reglamento del IRPF obliga al retenedor a expedir a favor del contribuyente una certificación acreditativa de las retenciones practicadas y de los demás datos que deben incluirse en la declaración anual de retenciones, y a ponerla a su disposición antes de que se abra el plazo de declaración del impuesto.

Es un documento que ya existe una vez cerrada la declaración anual de retenciones. El trabajo no está en prepararlo, sino en entregarlo a quien lo pide (y a quien ya se fue de la empresa y lo necesita para su renta).

Certificado de servicios prestados

Acredita que una persona trabaja o ha trabajado en la empresa, con datos como fecha de alta y, en su caso, de baja, puesto o categoría, tipo de contrato y jornada.

A diferencia del certificado de empresa para el SEPE, el Estatuto de los Trabajadores no fija un modelo general para este documento. Algunos convenios colectivos regulan su expedición o su contenido, así que conviene revisar el tuyo. En la práctica, lo habitual es tener una o dos plantillas aprobadas por RRHH y rellenarlas con los datos del sistema.

Certificado de salarios o de haberes

Muy pedido para alquileres y préstamos. Suele incluir salario bruto anual o mensual, tipo de contrato y antigüedad. Es otro candidato perfecto a plantilla. Muchas veces, además, el tercero se conforma con las últimas nóminas, que el empleado puede obtener sin certificado: lo vemos en cómo automatizar la entrega de documentos de empleados.

Informe de vida laboral: no lo emite la empresa

Aquí hay mucha confusión. El informe de vida laboral recoge las situaciones de alta y baja de una persona en los distintos regímenes de la Seguridad Social, y lo obtiene el propio trabajador a través de Import@ss, el portal de la Tesorería General de la Seguridad Social, identificándose con Cl@ve, certificado electrónico, DNIe o SMS, o pidiendo que se lo envíen al domicilio.

Ojo a dos matices:

No es lo mismo que un certificado de servicios prestados. La vida laboral muestra todo el historial en la Seguridad Social; el certificado de servicios es un documento de una empresa sobre su relación con esa persona.
No incluye todo. Según la propia Seguridad Social, no recoge periodos trabajados en el extranjero ni el servicio militar o la prestación social sustitutoria.

Cuando un empleado pide su vida laboral a RRHH, la mejor respuesta es explicarle cómo obtenerla en dos minutos. Y si lo que necesita es acreditar su relación con vuestra empresa, ofrecerle el certificado de servicios.

El proceso: de la solicitud a la entrega

Todo certificado sigue cinco pasos. La clave está en cuáles necesitan a una persona.

Solicitud. Qué certificado, para qué y con qué datos. Muchos se piden mal: «necesito un papel para el banco».
Preparación. Se reúnen los datos (fechas, salario, categoría, retenciones) y se genera el documento desde una plantilla o desde el sistema que corresponda.
Validación. Se comprueba que los datos son correctos y coherentes con el contrato y la nómina.
Firma. Si el certificado lo requiere, firma la persona autorizada.
Entrega. Por el canal acordado, con registro de qué se entregó, a quién y cuándo.

Certificado	Preparación	¿Requiere validación humana?	¿Requiere firma?
Certificado de retenciones	Ya existe tras la declaración anual	No, salvo incidencias	Según formato
Certificado de empresa (SEPE)	Desde datos de nómina y cotización	Recomendable, por la causa del cese	Se transmite electrónicamente
Certificado de servicios prestados	Plantilla y datos del sistema	Sólo en casos especiales	Normalmente sí
Certificado de salarios	Plantilla y datos de nómina	Recomendable si incluye importes	Normalmente sí
Informe de vida laboral	Lo obtiene el trabajador	No aplica	No aplica

La conclusión es clara: la preparación puede automatizarse casi siempre; la validación y la firma, sólo en algunos casos. Lo que no tiene sentido es que una persona de RRHH redacte a mano el mismo párrafo doscientas veces al año.

Antes y después: final de temporada en un hotel

Carla es camarera de pisos en uno de los hoteles de la cadena. Su contrato termina el 31 de octubre. Necesita el certificado de empresa para pedir el paro y un certificado de servicios para una oferta de trabajo en invierno.

Antes. Carla pregunta en recepción, que la manda a RRHH. Escribe un email. Raúl tiene 80 ceses esa semana. Prepara los certificados de empresa por orden y se olvida del de servicios, que sale una semana después. Carla llama tres veces para preguntar si el certificado de empresa está enviado al SEPE.

Después. Carla pide los dos certificados desde el móvil en una sola conversación. El sistema le confirma que el certificado de empresa se enviará con su cese y, después, le avisa de que ya está transmitido. El certificado de servicios sale de la plantilla con sus fechas, categoría y jornada; Raúl lo revisa y firma junto con otros veinte en un rato. Si Carla pregunta un domingo «¿ya lo habéis enviado?», tiene la respuesta al momento. Esto es lo que se consigue con una buena atención al empleado 24/7.

Cómo empezar a automatizar los certificados

Cuenta cuántos pides y de qué tipo. Durante un trimestre, registra cada solicitud de certificado: tipo, motivo y tiempo dedicado.
Haz plantillas. Para servicios prestados y salarios, una o dos versiones aprobadas cubren la inmensa mayoría de peticiones.
Identifica la fuente de cada dato. Fecha de alta: ficha del empleado. Salario: sistema de nómina. Categoría: contrato o convenio.
Decide qué se valida y quién firma. No todo necesita revisión, pero lo que la necesita debe tener responsable y plazo.
Integra la solicitud en el flujo general. Los certificados son un tipo más de solicitud; tiene sentido gestionarlos como el resto, tal como explicamos en cómo gestionar solicitudes de empleados sin emails ni hojas de cálculo.
Cierra con aviso al empleado. Que sepa cuándo está listo y dónde descargarlo.

Un detalle importante: las personas que ya no están en la empresa siguen pidiendo certificados, sobre todo el de retenciones. Decide por qué canal los atiendes, porque ya no tienen acceso a los canales internos.

Errores frecuentes

Confundir el informe de vida laboral con un certificado de empresa. Genera peticiones imposibles y retrasos.
Redactar cada certificado desde cero. Las plantillas existen para algo.
Usar datos de hojas desactualizadas. Un salario mal puesto en un certificado para el banco es un problema para el empleado y para la empresa.
No informar del estado del certificado de empresa. La angustia de no saber si se ha enviado genera llamadas que se evitarían con un simple aviso.
Olvidar a los antiguos empleados. Siguen necesitando documentos y tienen derecho a pedirlos.

Si el certificado que más te piden es para justificar ingresos, puede que detrás haya dudas sobre la nómina: las tratamos en consultas de nómina de empleados.

Cómo puede ayudarte Employ con los certificados laborales

Employ trabaja con agentes IA que gestionan la solicitud de certificados de principio a fin sobre tus fuentes actuales: la ficha del empleado en tu software de RRHH, tu sistema de nómina, las plantillas que ya usa tu equipo y tus hojas de cálculo.

Cuando alguien pide un certificado, el agente:

Aclara qué necesita: si dice «un papel para el banco», pregunta lo justo para saber si es un certificado de salarios o bastan las últimas nóminas.
Consulta los datos necesarios: fecha de alta, categoría, jornada, salario o retenciones.
Prepara el certificado desde las plantillas aprobadas, o entrega directamente los que ya existen, como el de retenciones.
Prepara la validación y la firma para la persona responsable, agrupando los que se pueden firmar juntos.
Informa del estado, incluido si el certificado de empresa ya se ha transmitido al SEPE, según los datos de tu equipo.
Explica cómo obtener la vida laboral en la Seguridad Social cuando es eso lo que la persona necesita.

Los casos que no encajan, como una causa de cese dudosa o un dato contradictorio entre contrato y nómina, los deriva a RRHH con el contexto preparado. Y siempre con permisos y acceso controlado.

Lo pides hoy. Lo tienes hoy.

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Preguntas frecuentes sobre certificados laborales

¿Qué es un certificado laboral?

Es un documento que acredita datos de la relación laboral, como el periodo trabajado, el puesto, el salario o las retenciones. Lo emite la empresa, salvo el informe de vida laboral, que lo obtiene el trabajador en la Seguridad Social.

¿La empresa está obligada a darme el certificado de empresa?

Sí. La Ley General de la Seguridad Social (art. 298.d) incluye entre las obligaciones del empresario entregar el certificado de empresa. Con carácter general se transmite al SEPE por Certific@2, lo que cumple esa obligación a efectos de la prestación por desempleo.

¿Cuándo debe enviar la empresa el certificado de empresa al SEPE?

Según la Orden TIN/790/2010, en el momento del cese, suspensión o reducción si ya habías comunicado que pedirías la prestación, o al día siguiente de que lo solicites expresamente si lo haces después.

¿Cómo sé si mi empresa ha enviado el certificado de empresa?

Pregúntalo a RRHH, que recibe un resguardo del envío en Certific@2. El SEPE también puede facilitarte copia de los datos transmitidos con código seguro de verificación.

¿Dónde consigo mi informe de vida laboral?

En Import@ss, el portal de la Tesorería General de la Seguridad Social, identificándote con Cl@ve, certificado electrónico, DNIe o SMS. También puedes pedir que te lo envíen al domicilio.

¿Es lo mismo la vida laboral que un certificado de servicios prestados?

No. La vida laboral recoge todas tus altas y bajas en la Seguridad Social y la obtienes tú. El certificado de servicios prestados lo emite una empresa concreta sobre tu relación con ella.

¿Cuándo me tiene que dar la empresa el certificado de retenciones?

El Reglamento del IRPF (art. 108.3) obliga a ponerlo a tu disposición antes de que se abra el plazo de declaración de la renta. Si ya no trabajas en la empresa, puedes pedírselo igualmente.

¿Qué datos lleva un certificado de servicios prestados?

Normalmente fecha de alta y de baja si la hay, puesto o categoría, tipo de contrato y jornada. No hay un modelo legal general, así que revisa si tu convenio regula su contenido.

¿Cuánto tarda la empresa en hacer un certificado laboral?

Depende del tipo y de cómo lo gestione la empresa. Con plantillas y datos del sistema, los certificados estándar pueden estar listos en el día; los que requieren revisión o firma, algo más.

¿Se pueden automatizar los certificados laborales?

Sí, en gran parte. La preparación con plantillas y datos del sistema se automatiza casi siempre; la validación y la firma sólo cuando el tipo de certificado lo permite según la política de la empresa.

¿Puede un antiguo empleado pedir certificados a la empresa?

Sí, y es habitual, sobre todo el certificado de retenciones para la renta o un certificado de servicios prestados. Conviene que la empresa tenga un canal definido para atender estas peticiones.