Modelos 111 y 190: qué relación tienen con las nóminas

Cada vez que una empresa paga una nómina retiene una parte del salario en concepto de IRPF. Ese dinero no es de la empresa: lo guarda en nombre del trabajador y debe ingresarlo en la Agencia Tributaria. Los modelos 111 y 190 son las dos declaraciones con las que se cumple esa obligación. El Modelo 111 declara e ingresa las retenciones de cada mes o trimestre; el Modelo 190 resume, una vez al año, lo que se ha pagado y retenido a cada perceptor.

En esta guía verás qué incluye cada modelo, quién lo presenta, los plazos, cómo se relacionan con las nóminas y cómo conciliarlos en el cierre anual para que no haya diferencias.

Respuesta rápida

Los modelos 111 y 190 recogen las retenciones de IRPF practicadas en las nóminas. El Modelo 111 se presenta en los 20 primeros días naturales del mes siguiente a cada trimestre (o mes, en grandes empresas) e ingresa lo retenido. El Modelo 190 es el resumen anual, se presenta del 1 al 31 de enero, detalla cada perceptor y debe cuadrar con la suma de los 111 del año.

¿Qué relación tienen las nóminas con los modelos 111 y 190?

La cadena es directa:

1. En cada nómina, la empresa calcula una retención de IRPF según la retribución anual prevista y la situación personal del trabajador.
2. Esa retención aparece como una de las deducciones de la nómina y se resta del bruto.
3. Al cerrar el mes o el trimestre, la empresa suma todas las retenciones practicadas y las declara e ingresa con el Modelo 111.
4. En enero, la empresa presenta el Modelo 190 con el detalle anual de cada trabajador: retribuciones, retenciones y otros datos.
5. Con esos datos, entrega a cada trabajador su certificado de retenciones y la AEAT prepara los datos fiscales de su declaración de la renta.

Por eso, un error en la retención de una nómina se arrastra hasta el 111, el 190 y el borrador de la renta del trabajador. El cálculo del tipo, la regularización y el Modelo 145 se explican en cómo se calcula la retención de IRPF.

¿Qué es el Modelo 111?

El Modelo 111 es la declaración periódica de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales. Para nóminas, recoge las retenciones sobre salarios en dinero y los ingresos a cuenta sobre retribuciones en especie.

¿Quién presenta el Modelo 111?

Cualquier empresa o profesional que pague rendimientos sujetos a retención: empresas con trabajadores, pero también quienes contraten a profesionales que facturan con retención. Si en un periodo no hay retenciones, en general no es obligatorio presentarlo, salvo en determinados supuestos que la AEAT detalla en su sede.

¿Cuándo se presenta el Modelo 111?

El último periodo del año (diciembre o cuarto trimestre) se presenta del 1 al 20 de enero. Las grandes empresas y las que están en el sistema de Suministro Inmediato de Información presentan con periodicidad mensual.

¿Qué datos incluye?

Para los rendimientos del trabajo, el Modelo 111 pide, por separado para rendimientos dinerarios y en especie:

• Número de perceptores.
• Importe total de las percepciones.
• Importe total de las retenciones o ingresos a cuenta.

No identifica a cada trabajador: sólo totales del periodo. El detalle nominal llega con el Modelo 190.

¿Qué es el Modelo 190?

El Modelo 190 es el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas y otras rentas. A diferencia del 111, identifica a cada perceptor con su NIF, la clave de percepción, las retribuciones, las retenciones y otros datos fiscales.

¿Qué información recoge por perceptor?

• Clave de percepción: para empleados por cuenta ajena, clave A.
• Percepciones dinerarias y retenciones practicadas.
• Valoración de las retribuciones en especie e ingresos a cuenta.
• Gastos deducibles, como las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social.
• Datos personales y familiares comunicados en el Modelo 145 (año de nacimiento, situación familiar, discapacidad, descendientes).
• Ejercicio de devengo cuando se trata de atrasos de años anteriores.

Plazo del Modelo 190

Se presenta del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio que resume. Coincide con el plazo del Modelo 111 del último periodo, así que en enero se cierran ambas obligaciones a la vez.

Ejemplo: cómo cuadran el 111 y el 190

Una empresa de 12 trabajadores, con un volumen de operaciones inferior a 6.010.121,04 €, presenta el Modelo 111 trimestral. Sus retenciones sobre rendimientos del trabajo en 2026 son:

En enero de 2027, el Modelo 190 debe recoger, sumando los 12 trabajadores con clave A, 41.350 € de retenciones. Si la suma de los perceptores da otra cifra, hay un error en algún 111 o en algún registro del 190.

Uno de esos trabajadores, por ejemplo, ha percibido 30.000 € brutos en el año con un tipo de retención del 15 %. En su registro del 190 figurarán 30.000 € de percepciones íntegras, 4.500 € de retenciones y, como gasto deducible, sus cotizaciones a la Seguridad Social: 30.000 × 6,50 % = 1.950 €, si su base mensual estaba dentro de topes y el contrato era indefinido.

¿Cómo conciliar los modelos 111 y 190 en el cierre anual?

La conciliación es el paso que evita requerimientos de la AEAT. Conviene hacerla antes de presentar el último 111 del año:

1. Suma de los 111. Totaliza percepciones y retenciones de los cuatro trimestres (o doce meses), separando trabajo dinerario, especie y actividades económicas.
2. Suma del 190 por clave. Totaliza los registros del 190 por clave de percepción.
3. Compara por bloques. Las retenciones de clave A del 190 deben coincidir con las de trabajo de los 111; las de actividades económicas, con sus casillas correspondientes.
4. Revisa el número de perceptores. No es una suma: en el 190 cada perceptor aparece una vez por clave, aunque haya cobrado varios meses.
5. Contrasta con las nóminas. El acumulado anual de IRPF de cada trabajador en nómina debe coincidir con su registro en el 190.
6. Corrige antes de presentar. Si un 111 tiene un error, presenta una declaración complementaria (si se ingresó de menos) o solicita la rectificación (si se ingresó de más).

Diferencias habituales entre 111 y 190

Casos especiales que afectan a los modelos

• Atrasos de ejercicios anteriores. Se retienen al 15 % (artículo 80 del Reglamento del IRPF) y se declaran en el 111 del periodo en que se pagan, pero en el 190 deben identificarse con su ejercicio de devengo. El trabajador presentará una autoliquidación complementaria del año al que corresponden.
• Contratos de menos de un año. El tipo mínimo de retención es del 2 % (artículo 86.2 del Reglamento del IRPF).
• Regularizaciones de tipo. Cuando cambia la situación personal o la retribución, el tipo se regulariza (artículo 87). El 111 recogerá retenciones distintas de un mes a otro, y eso es normal.
• Modelo 145. Lo entrega el trabajador a la empresa para comunicar su situación personal y familiar; la empresa lo conserva y no lo presenta ante la AEAT, pero sus datos se trasladan al 190.

Modelos 111 y 190 frente a la cotización a la Seguridad Social

Las retenciones de IRPF van a la AEAT; las cotizaciones, a la TGSS. Son dos circuitos con calendarios distintos que conviene no mezclar. Mientras el 111 se presenta en los 20 primeros días del mes siguiente al periodo, las cuotas de Seguridad Social se ingresan dentro del mes siguiente al de devengo mediante la cotización mediante Sistema RED y SLD. Para ver ambos dentro del ciclo de la nómina, consulta la guía completa de la nómina en España.

Errores habituales con los modelos 111 y 190

• Presentar el 111 trimestral cuando la empresa supera el umbral de gran empresa y le corresponde el mensual.
• No incluir en el 190 a los trabajadores que salieron durante el año.
• Mezclar retenciones de trabajadores y de profesionales en la misma clave.
• No declarar los ingresos a cuenta de las retribuciones en especie.
• Corregir una nómina sin presentar la complementaria del 111.
• No conciliar el 190 con los 111 antes de presentarlo.
• Entregar el certificado de retenciones con cifras distintas de las del 190.

¿Cómo puede ayudarte Employ?

Los modelos 111 y 190 son el reflejo fiscal de todas las nóminas del año, así que cualquier descuadre suele tener su origen en una nómina concreta. Employ es la IA que trabaja para tu empresa, y sus agentes concilian de forma continua las retenciones de cada nómina con los totales de cada periodo, en lugar de esperar a enero para descubrir que algo no cuadra.

El agente prepara los importes del 111 separando trabajo dinerario, especie y actividades económicas, detecta los cambios de tipo y explica por qué las retenciones de un periodo difieren del anterior. En el cierre anual, compara trabajador a trabajador el acumulado de nómina con el registro del 190, marca atrasos de ejercicios anteriores y avisa de perceptores que faltan.

Tu equipo revisa por excepciones y recibe el trabajo terminado: modelos cuadrados, certificados coherentes y la trazabilidad de cada cifra hasta la nómina de origen.

Preguntas frecuentes sobre los modelos 111 y 190

¿Qué es el Modelo 111?

Es la declaración periódica con la que la empresa declara e ingresa en la AEAT las retenciones de IRPF practicadas en las nóminas y en otros pagos sujetos a retención.

¿Qué es el Modelo 190?

Es el resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta. Detalla, por cada perceptor, las retribuciones pagadas, las retenciones practicadas y otros datos fiscales.

¿Cuándo se presenta el Modelo 111?

En los 20 primeros días naturales del mes siguiente al periodo: trimestralmente para la mayoría de empresas y mensualmente para las grandes empresas. El último periodo se presenta en enero.

¿Cuándo se presenta el Modelo 190?

Del 1 al 31 de enero del año siguiente al ejercicio que resume.

¿El Modelo 190 tiene que coincidir con los 111?

Sí. La suma de las retenciones del 190 debe cuadrar con las declaradas en los modelos 111 del año para cada tipo de rendimiento.

¿Qué clave lleva un trabajador por cuenta ajena en el 190?

La clave A, que corresponde a empleados por cuenta ajena en general.

¿Hay que presentar el 111 si no hay retenciones?

En general no es obligatorio cuando en el periodo no se han practicado retenciones, aunque la AEAT detalla excepciones en su sede electrónica.

¿Cómo se declaran los atrasos de años anteriores?

Se retienen al 15 % y se incluyen en el 111 del periodo de pago, pero en el 190 se identifican con el ejercicio al que corresponden.

¿El Modelo 145 se presenta en Hacienda?

No. Lo entrega el trabajador a la empresa, que lo archiva y devuelve un ejemplar como acuse; sus datos se usan para calcular la retención y se trasladan al 190.

¿Qué pasa si hay un error en un 111 ya presentado?

Si se ingresó menos de lo debido, se presenta una declaración complementaria; si se ingresó de más, se solicita la rectificación. Después hay que asegurar que el 190 refleje las cifras correctas.

Fuentes oficiales

• AEAT — Modelo 111
• AEAT — Modelo 190
• AEAT — Modelo 145
• Reglamento del IRPF (RD 439/2007) — BOE
• Ley 35/2006 del IRPF — BOE
• AEAT — retenciones