Nómina en España: guía completa para entenderla y calcularla
La nómina en España es el documento que justifica, mes a mes, cuánto cobra una persona trabajadora, por qué conceptos y qué se le descuenta. Detrás de cada recibo hay un cálculo que combina el contrato, el convenio colectivo, las incidencias del mes, las cotizaciones a la Seguridad Social y la retención de IRPF, y que la empresa debe poder demostrar ante el trabajador, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y la Agencia Tributaria (AEAT).
Esta guía recorre todo ese circuito: qué es una nómina y qué exige la ley, cómo se estructura, cómo se pasa del salario bruto al neto, cómo funcionan las bases y los tipos de cotización en 2026, qué papel tienen el convenio y las pagas extraordinarias, cómo se organiza el cierre mensual y dónde se producen los errores más habituales. Incluye un ejemplo numérico completo y, en cada bloque, enlaces para profundizar.
Respuesta rápida
La nómina en España es el recibo individual de salarios que la empresa entrega con cada pago, según el modelo oficial previsto en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Recoge los devengos (salario base, complementos, pagas extra, percepciones no salariales), las deducciones (cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social, retención de IRPF, anticipos, embargos), las bases de cotización, la aportación empresarial y el líquido a percibir, que es el salario neto.
- Salario bruto: total devengado antes de descuentos.
- Deducciones: cotizaciones del trabajador, IRPF y otros descuentos.
- Salario neto: bruto menos deducciones.
- Coste empresa: bruto más cotizaciones a cargo de la empresa.
¿Qué es una nómina y qué dice la ley?
Una nómina es la prueba documental del pago del salario. El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores (ET) obliga a pagar el salario de forma puntual y documentada, mediante un recibo individual que se ajusta a un modelo oficial aprobado por la Orden de 27 de diciembre de 1994, modificada por la Orden ESS/2098/2014. Esa modificación añadió un dato que hoy aparece en todos los recibos: la aportación de la empresa a la Seguridad Social.
El mismo artículo reconoce el derecho a percibir anticipos a cuenta del trabajo ya realizado y fija un interés por mora del 10 % cuando el salario se paga tarde. El artículo 26 define qué es salario: todas las percepciones, en dinero o en especie, que retribuyen el trabajo. No son salario las indemnizaciones o suplidos por gastos, las prestaciones de la Seguridad Social ni las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos. Esa frontera entre lo salarial y lo no salarial es clave, porque determina qué cotiza y cómo tributa.
Otro principio que conviene tener presente: las cotizaciones y la retención fiscal que corresponden al trabajador las paga el trabajador, y cualquier pacto en contrario es nulo (art. 26.4 ET). La empresa no puede «asumir» el IRPF del empleado para ofrecer una cifra neta pactada sin rehacer todo el cálculo en bruto.
Para profundizar en la lectura de cada línea del documento, consulta la guía sobre cómo leer una nómina línea a línea.
¿Qué partes tiene una nómina en España?
El modelo oficial de recibo de salarios ordena la información en bloques fijos. Aunque cada programa la maquete a su manera, el contenido es el mismo.
| Bloque | Qué contiene | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Encabezado | Empresa, CIF, domicilio, Código Cuenta de Cotización (CCC); trabajador, NIF, número de afiliación, categoría, grupo de cotización, antigüedad | Identificar a las partes y el encuadramiento |
| Periodo de liquidación | Fechas de inicio y fin, días totales | Saber qué mes o fracción se paga |
| Devengos | Percepciones salariales y no salariales | Calcular el total devengado (bruto) |
| Deducciones | Cotizaciones del trabajador, IRPF, anticipos, especie, otras | Calcular el total a deducir |
| Líquido total a percibir | Devengos menos deducciones | Importe que se ingresa al trabajador |
| Bases de cotización | Base de contingencias comunes, de contingencias profesionales, base de IRPF | Justificar los cálculos de cotización y retención |
| Aportación de la empresa | Cotizaciones a cargo de la empresa por concepto | Mostrar el coste social del puesto |
El bloque de bases suele ser el más ignorado y, sin embargo, es el que permite comprobar si la nómina está bien hecha: si la base de contingencias comunes no incluye la prorrata de pagas extra, o si incluye horas extraordinarias que no deberían estar, el error se arrastra a todas las cotizaciones.
Salario bruto, salario neto y coste empresa: ¿en qué se diferencian?
Son tres cifras distintas que se confunden a menudo, sobre todo en ofertas de empleo y negociaciones salariales.
- Salario bruto: es el total devengado. Incluye salario base, complementos, pagas extraordinarias (o su prorrata), horas extra y, en sentido amplio, percepciones no salariales.
- Salario neto o líquido: es lo que llega a la cuenta del trabajador después de restar sus cotizaciones a la Seguridad Social, la retención de IRPF y otras deducciones.
- Coste empresa: es el bruto más las cotizaciones a cargo de la empresa (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional, MEI y accidentes de trabajo y enfermedades profesionales).
En un contrato indefinido con base de cotización dentro de los topes, el trabajador cotiza un 6,50 % de su base y la empresa un 30,65 % más la tarifa de accidentes de trabajo. Por eso el coste de un puesto supera con holgura el bruto anual pactado.
Para profundizar: diferencias entre salario bruto y salario neto y cómo calcular el coste de un trabajador para la empresa.
¿Qué son los devengos de una nómina?
Los devengos son todas las cantidades que el trabajador ha generado en el periodo. El modelo oficial los divide en dos grupos.
Percepciones salariales
Retribuyen el trabajo y forman parte de la base de cotización:
- Salario base: la retribución fijada por unidad de tiempo o de obra, normalmente según la tabla del convenio para cada grupo o categoría.
- Complementos salariales: personales (antigüedad, idiomas, titulaciones), de puesto (nocturnidad, turnicidad, peligrosidad, responsabilidad) o por cantidad o calidad del trabajo (productividad, incentivos, comisiones).
- Horas extraordinarias: se pagan como mínimo al valor de la hora ordinaria o se compensan con descanso (art. 35 ET).
- Gratificaciones extraordinarias: las pagas extra, o su prorrata si el convenio permite pagarlas en doce mensualidades.
- Salario en especie: vivienda, vehículo de empresa, seguro médico u otros bienes o servicios.
Percepciones no salariales
No retribuyen el trabajo, sino que compensan gastos o situaciones:
- Indemnizaciones o suplidos por gastos (dietas, gastos de locomoción, quebranto de moneda, desgaste de útiles).
- Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social, como el subsidio de incapacidad temporal en pago delegado.
- Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos.
Las dietas y gastos de locomoción quedan fuera de la base de cotización sólo dentro de los límites legales (art. 147.2 LGSS); lo que exceda cotiza.
Para profundizar: devengos de la nómina y sus conceptos, tipos de complementos salariales y cálculo y cotización de las horas extraordinarias.
¿Qué deducciones se aplican en la nómina?
Las deducciones son las cantidades que se restan del total devengado. Se agrupan así:
- Aportación del trabajador a la Seguridad Social: contingencias comunes, desempleo, formación profesional, Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), horas extraordinarias y, si procede, cotización adicional de solidaridad.
- Retención a cuenta del IRPF: un porcentaje sobre la base de retención que fija la empresa según la retribución anual previsible y la situación personal y familiar del trabajador.
- Anticipos: cantidades ya cobradas a cuenta del salario.
- Valor de los productos recibidos en especie: cuando el salario en especie se ha sumado en devengos, se descuenta aquí para que no se pague dos veces.
- Otras deducciones: embargos judiciales o administrativos, cuotas sindicales autorizadas, préstamos de empresa, descuentos por ausencias no retribuidas.
Los embargos siguen la Ley de Enjuiciamiento Civil: es inembargable la cuantía equivalente al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y, sobre el exceso, se aplica una escala progresiva por tramos (arts. 607 y 608 LEC). En 2026 el SMI es de 1.221 € al mes en 14 pagas, según el Real Decreto 126/2026.
Para profundizar en cada descuento, revisa la guía de deducciones en la nómina.
¿Cómo se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social?
Las cotizaciones se obtienen aplicando unos tipos porcentuales a unas bases. Los tipos para 2026 los fija la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo.
| Concepto | Empresa | Trabajador | Total |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 4,70 % | 28,30 % |
| Desempleo (indefinido) | 5,50 % | 1,55 % | 7,05 % |
| Desempleo (duración determinada) | 6,70 % | 1,60 % | 8,30 % |
| FOGASA | 0,20 % | 0 % | 0,20 % |
| Formación profesional | 0,60 % | 0,10 % | 0,70 % |
| MEI | 0,75 % | 0,15 % | 0,90 % |
| Horas extra por fuerza mayor | 12 % | 2 % | 14 % |
| Resto de horas extra | 23,60 % | 4,70 % | 28,30 % |
| AT y EP | Según tarifa (oficina: 1,00 %) | 0 % | Según CNAE u ocupación |
Las contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) las paga íntegramente la empresa según la tarifa de primas de la disposición adicional 61.ª de la LGSS. Para trabajos exclusivos de oficina el tipo es del 1,00 % (0,65 % IT y 0,35 % incapacidad, muerte y supervivencia).
Existe además la cotización adicional de solidaridad, que en 2026 se aplica sobre la parte de la retribución que supera la base máxima: un 1,15 % entre 5.101,21 € y 5.611,32 €, un 1,25 % entre 5.611,33 € y 7.651,80 € y un 1,46 % por encima de 7.651,80 €, repartidos entre empresa y trabajador.
La obligación de cotizar se mantiene durante la incapacidad temporal (art. 144 LGSS), lo que suele generar dudas en los meses con baja.
Para profundizar: cotizaciones a la Seguridad Social en la nómina.
¿Qué son las bases de cotización?
La base de cotización es la cantidad sobre la que se aplican los tipos. Según el artículo 147 de la LGSS, equivale a la remuneración total mensual del trabajador, incluida la prorrata de las pagas extraordinarias. Se excluyen, entre otros conceptos, las dietas y gastos de locomoción dentro de los límites, las indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones y despidos en su cuantía exenta, las prestaciones de la Seguridad Social y sus mejoras de IT, y las horas extraordinarias (salvo para contingencias profesionales).
En la práctica, cada nómina maneja varias bases:
- Base de contingencias comunes: remuneración mensual más prorrata de pagas, sin horas extra.
- Base de contingencias profesionales: la anterior más las horas extraordinarias. Sobre ella se calculan también desempleo, FOGASA y formación profesional.
- Base de horas extraordinarias: el importe de las horas extra del mes, con su tipo específico.
Las bases tienen límites. En 2026 la base máxima es de 5.101,20 € al mes para todas las contingencias, y las mínimas dependen del grupo de cotización.
| Grupo de cotización | Base mínima 2026 |
|---|---|
| Grupo 1 (ingenieros y licenciados, alta dirección) | 1.989,30 €/mes |
| Grupo 2 (ingenieros técnicos, peritos) | 1.649,70 €/mes |
| Grupo 3 (jefes administrativos y de taller) | 1.435,20 €/mes |
| Grupos 4 a 7 | 1.424,40 €/mes |
| Grupos 8 a 11 | 47,48 €/día |
La base mínima de contingencias profesionales es el SMI incrementado en una sexta parte, sin bajar de 1.424,40 € al mes. Si la remuneración del trabajador queda por debajo de la mínima de su grupo, se cotiza por la mínima; si supera la máxima, se cotiza por la máxima y el exceso entra en la cotización de solidaridad.
Para profundizar: cómo se calculan las bases de cotización.
¿Cómo funciona el IRPF en la nómina?
La retención de IRPF es un pago a cuenta del impuesto que el trabajador liquidará en su declaración de la renta. La empresa, como pagadora, calcula un tipo de retención con la retribución anual previsible y la situación personal y familiar del trabajador (arts. 80 a 89 del Reglamento del IRPF). Para conocer esa situación, el trabajador entrega el Modelo 145; no se presenta ante la AEAT, sino que la empresa lo archiva y devuelve un ejemplar como acuse.
El tipo no es fijo durante el año. Se regulariza cuando cambian las circunstancias: subida salarial, nacimiento de un hijo, cambio de residencia, fin de un contrato temporal o una nueva comunicación del Modelo 145 (art. 87 RIRPF). En contratos de duración inferior al año, el tipo mínimo es del 2 %. Los atrasos que corresponden a ejercicios anteriores se retienen al 15 %.
Todas las retenciones practicadas se declaran a Hacienda: con el Modelo 111, de forma trimestral (o mensual en grandes empresas) dentro de los 20 primeros días naturales del mes siguiente, y con el resumen anual del Modelo 190, del 1 al 31 de enero, que detalla cada perceptor y debe cuadrar con los 111 del año.
Para profundizar: cómo funciona la retención de IRPF en la nómina y la relación de los modelos 111 y 190 con las nóminas.
¿Cómo funcionan las pagas extraordinarias?
El artículo 31 del ET reconoce dos gratificaciones extraordinarias al año: una en Navidad y otra en el mes que fije el convenio, habitualmente junio o julio. El convenio también puede acordar que se prorrateen en las doce mensualidades.
| Modalidad | Cómo se cobra | Efecto en la base de cotización |
|---|---|---|
| 14 pagas | 12 mensualidades más 2 pagas en los meses fijados | La base incluye cada mes la prorrata (importe anual de pagas / 12) |
| 12 pagas (prorrateadas) | La parte proporcional se suma a cada mensualidad | La prorrata ya está dentro de la remuneración mensual |
En ambos casos el salario anual y la base de cotización mensual son iguales. Lo que cambia es la liquidez del trabajador y la retención: en el mes de la paga se retiene IRPF sobre un importe mayor, pero la Seguridad Social no cotiza dos veces, porque la paga ya se ha ido cotizando a través de la prorrata.
Para profundizar: pagas extraordinarias y su prorrateo.
¿Qué papel tiene el convenio colectivo en la nómina?
El convenio colectivo es la norma que, por debajo de la ley, fija la mayor parte de las cifras de una nómina: el salario base de cada grupo o categoría, los complementos y sus importes, el número y cuantía de las pagas extraordinarias, la jornada, el valor de las horas extra, la mejora de la incapacidad temporal, las dietas, los pluses de transporte y la antigüedad. Los convenios se registran en REGCON y se publican en los boletines oficiales (arts. 82 a 85 ET).
Antes de hacer la primera nómina de una persona hay que saber qué convenio aplica a la empresa (de sector estatal, autonómico, provincial o de empresa) y en qué grupo profesional encaja el puesto. Un encuadramiento equivocado afecta al salario, a los complementos y, a veces, a la base mínima de cotización.
Cuando un convenio se firma tarde y sus tablas tienen efectos retroactivos, aparecen los atrasos: diferencias salariales de meses ya pagados que deben abonarse, cotizarse con liquidación complementaria mes a mes (art. 29 de la Orden de cotización) y someterse a retención.
Para profundizar: cómo afecta el convenio colectivo a la nómina y la regularización de atrasos de convenio.
¿Cómo afectan las vacaciones, las bajas y el finiquito a la nómina?
Vacaciones
El trabajador tiene derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, que no se pueden sustituir por dinero salvo cuando se extingue el contrato (art. 38 ET). Durante las vacaciones se cobra la remuneración normal o media, lo que obliga a revisar qué complementos variables habituales deben incluirse según el convenio y la jurisprudencia. Si las vacaciones coinciden con una incapacidad temporal, se disfrutan en otra fecha.
Incapacidad temporal
En una baja por enfermedad común o accidente no laboral, los tres primeros días no tienen subsidio salvo mejora del convenio; del día 4 al 15 paga la empresa, y desde el 16 la entidad gestora o la mutua, aunque la empresa lo adelanta en nómina mediante el pago delegado y luego lo deduce en la liquidación de cuotas. El subsidio es del 60 % de la base reguladora del día 4 al 20 y del 75 % desde el día 21. En accidente de trabajo o enfermedad profesional se cobra el 75 % desde el día siguiente a la baja.
Ejemplo rápido: con una base de contingencias comunes del mes anterior de 2.100 €, la base reguladora diaria es de 70 € (2.100 / 30). Del día 4 al 20 el subsidio es de 42 € al día (60 %) y desde el día 21, de 52,50 € al día (75 %).
Finiquito
Al terminar la relación laboral se liquidan el salario pendiente del mes, las vacaciones devengadas y no disfrutadas, la parte proporcional de las pagas extraordinarias no prorrateadas y cualquier variable o atraso pendiente. La indemnización por despido o por fin de contrato, si corresponde, es un concepto distinto que no forma parte del finiquito. Las vacaciones no disfrutadas que se pagan al extinguir el contrato cotizan en una liquidación complementaria del mes de la extinción.
Para profundizar: salario durante las vacaciones, cómo afecta una baja médica a la nómina y cómo se calcula el finiquito.
¿Cómo se calcula una nómina? Ejemplo completo
Veamos un caso con cifras de 2026. Laura trabaja con contrato indefinido en un puesto de oficina, grupo de cotización 5, y su convenio fija:
- Salario base: 1.700 € al mes.
- Complemento de puesto: 100 € al mes.
- Dos pagas extraordinarias de 1.800 € cada una (junio y diciembre), no prorrateadas.
Suponemos, para el ejemplo, que el tipo de retención de IRPF que resulta de su retribución anual y su situación personal es del 12 %. En la práctica ese tipo se obtiene con el algoritmo del Reglamento del IRPF o con la calculadora de retenciones de la AEAT.
Paso 1: total devengado
Salario base 1.700 € + complemento de puesto 100 € = 1.800 € de bruto mensual en un mes ordinario.
Paso 2: base de cotización
Prorrata de pagas extra: (1.800 € × 2) / 12 = 300 €.
Base de contingencias comunes: 1.800 € + 300 € = 2.100 €. Está por encima de la mínima del grupo 5 (1.424,40 €) y por debajo de la máxima (5.101,20 €). Como no hay horas extra, la base de contingencias profesionales también es de 2.100 €.
Paso 3: cotizaciones del trabajador
| Concepto | Tipo | Importe |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 4,70 % | 98,70 € |
| Desempleo | 1,55 % | 32,55 € |
| Formación profesional | 0,10 % | 2,10 € |
| MEI | 0,15 % | 3,15 € |
| Total | 6,50 % | 136,50 € |
Paso 4: retención de IRPF
12 % sobre 1.800 € = 216,00 €.
Paso 5: líquido a percibir
1.800,00 € − 136,50 € − 216,00 € = 1.447,50 €.
Paso 6: aportación de la empresa
| Concepto | Tipo | Importe |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 495,60 € |
| Desempleo | 5,50 % | 115,50 € |
| FOGASA | 0,20 % | 4,20 € |
| Formación profesional | 0,60 % | 12,60 € |
| MEI | 0,75 % | 15,75 € |
| AT y EP (oficina) | 1,00 % | 21,00 € |
| Total | 31,65 % | 664,65 € |
El coste mensual para la empresa en un mes ordinario es de 1.800 € + 664,65 € = 2.464,65 €. En el año: 14 × 1.800 € = 25.200 € de salario más 12 × 664,65 € = 7.975,80 € de cotizaciones, es decir, 33.175,80 €.
¿Qué pasa en el mes de la paga extra?
En junio y diciembre Laura devenga 1.800 € de mensualidad más 1.800 € de paga, 3.600 € en total. La base de cotización sigue siendo 2.100 €, porque la paga ya se cotizó a través de la prorrata, así que su aportación a la Seguridad Social se mantiene en 136,50 €. La retención sí sube: 12 % de 3.600 € = 432,00 €. Líquido de ese mes: 3.600,00 € − 136,50 € − 432,00 € = 3.031,50 €.
Si el convenio prorrateara las pagas, Laura cobraría 2.100 € brutos cada mes, con la misma base de 2.100 € y la misma cotización. El total anual sería idéntico: 12 × 2.100 € = 25.200 €.
Para profundizar con todas las variantes del cálculo (variables, horas extra, contratos temporales), consulta la guía sobre cómo hacer una nómina paso a paso.
¿Cómo es el proceso mensual de nóminas?
Calcular una nómina aislada es sencillo; cerrar las nóminas de toda una plantilla cada mes, sin errores y en plazo, es un proceso con muchas dependencias. Un ciclo habitual sigue estos pasos:
- Recoger altas, bajas y cambios contractuales del mes: incorporaciones, extinciones, cambios de jornada, de categoría o de salario.
- Recoger variables e incidencias: horas extra registradas en el control de jornada (obligatorio por el art. 34.9 ET), comisiones, incentivos, ausencias, vacaciones, bajas médicas y altas.
- Aplicar las reglas del convenio: tablas salariales vigentes, complementos, mejoras de IT, pagas.
- Calcular devengos, bases, cotizaciones, IRPF y líquido de cada trabajador.
- Revisar: comparar con el mes anterior, explicar las diferencias relevantes y corregir errores antes de cerrar.
- Pagar por transferencia y entregar los recibos de salarios.
- Cotizar: comunicar a la TGSS los conceptos retributivos abonados, solicitar el borrador de liquidación, revisarlo y confirmarlo para que se emitan el Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC) y la Relación Nominal de Trabajadores (RNT). Las cuotas se ingresan dentro del mes siguiente al de devengo.
- Declarar retenciones con el Modelo 111 en su plazo y, al cierre del año, con el Modelo 190 y los certificados de retenciones para cada trabajador.
- Contabilizar salarios, cotizaciones y retenciones y archivar la documentación.
La cotización se tramita por el Sistema RED de la TGSS, con SILTRA como aplicación para enviar y recibir los ficheros, y mediante el Sistema de Liquidación Directa, en el que la propia TGSS calcula la cotización de cada trabajador con los datos de afiliación y las bases comunicadas. Cualquier diferencia entre lo calculado en nómina y lo que devuelve la TGSS aparece como discrepancia y hay que resolverla antes de confirmar.
Para profundizar: Sistema RED, SILTRA y Sistema de Liquidación Directa.
¿Cuáles son los errores más frecuentes en las nóminas?
La mayoría de los errores no son de aritmética, sino de datos y de reglas:
- Convenio o categoría mal aplicados: tablas salariales desactualizadas o un grupo profesional que no corresponde al puesto.
- Variables que llegan tarde o incompletas: horas extra, comisiones o ausencias que no se comunican a tiempo y obligan a regularizar el mes siguiente.
- Bases de cotización mal construidas: olvidar la prorrata de pagas, incluir horas extra en la base de contingencias comunes o no aplicar los topes.
- Tipo de IRPF sin actualizar tras un cambio salarial, familiar o de contrato.
- Bajas médicas mal liquidadas: días a cargo de la empresa, porcentajes o complemento del convenio incorrectos.
- Vacaciones y finiquitos con días mal contados o pagas no prorrateadas olvidadas.
- Atrasos regularizados sin desglose por mes, lo que impide cotizarlos correctamente.
- Cambios sin trazabilidad: ajustes manuales que nadie documenta y que nadie sabe explicar meses después.
El enfoque más eficaz no es revisarlo todo a mano cada mes, sino detectar qué ha cambiado respecto al mes anterior y concentrar la revisión en esas excepciones.
Para profundizar: errores frecuentes al hacer nóminas.
¿Se puede automatizar la gestión de nóminas?
Sí, y conviene distinguir dos niveles. Digitalizar es pasar de papeles y hojas de cálculo a una herramienta que calcula. Automatizar es que los datos lleguen solos desde su origen (contratos, control horario, ausencias, sistema de RRHH), que las reglas del convenio se apliquen sin intervención y que las personas sólo revisen lo que se sale de lo esperado.
La inteligencia artificial añade una capa más: puede comparar periodos, detectar incoherencias, explicar por qué un neto ha cambiado, leer documentos como partes de baja o comunicaciones de embargo y preparar el trabajo para que una persona lo valide. Lo que no desaparece es la responsabilidad de revisar y firmar: la IA ejecuta y señala, y una persona decide en los casos dudosos.
Antes de elegir herramienta, merece la pena medir cuánto trabajo manual quedaría después, no sólo comparar listas de funcionalidades. Y la implantación no tiene por qué ser un cambio total: se puede empezar por la tarea que más tiempo consume y ampliar desde ahí.
Para profundizar: automatizar la gestión de nóminas, qué puede automatizar la IA en las nóminas, qué debe tener un software de nóminas y cómo implementar un sistema de nóminas sin cambiar todo el proceso.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
Employ es la IA que trabaja para tu empresa. En nóminas, sus agentes IA trabajan sobre el proceso completo que describe esta guía: recogen las incidencias que llegan desde RRHH (altas, ausencias, bajas médicas, cambios de contrato), aplican las reglas del convenio, calculan devengos, bases, cotizaciones y retenciones, y preparan las nóminas del mes listas para revisar.
La diferencia está en cómo se revisa. En lugar de repasar cada recibo, el agente compara cada nómina con el periodo anterior, detecta lo que ha cambiado y explica por qué: una subida de tablas, una baja que entra en el día 21, un tipo de IRPF que conviene regularizar. Tu equipo revisa sólo esas excepciones y valida.
Así, RRHH y Payroll dejan de trabajar con datos duplicados, el cierre mensual depende menos de tareas manuales y lo que llega a tu mesa es trabajo terminado, con la trazabilidad de cada cálculo.
Preguntas frecuentes sobre la nómina en España
¿Qué es una nómina en España?
Es el recibo individual de salarios que la empresa entrega con cada pago, según el modelo oficial del artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Detalla devengos, deducciones, bases de cotización, aportación empresarial y líquido a percibir.
¿Qué diferencia hay entre salario bruto y neto?
El bruto es el total devengado antes de descuentos. El neto es lo que cobra el trabajador después de restar sus cotizaciones a la Seguridad Social, la retención de IRPF y otras deducciones como anticipos o embargos.
¿Cuánto cotiza un trabajador a la Seguridad Social en 2026?
Con contrato indefinido y base dentro de los topes, el trabajador cotiza un 6,50 % de su base: 4,70 % por contingencias comunes, 1,55 % por desempleo, 0,10 % por formación profesional y 0,15 % por MEI. Con contrato de duración determinada, el total es del 6,55 %.
¿Cuánto cotiza la empresa por cada trabajador?
En un contrato indefinido, la empresa cotiza un 30,65 % de la base más la tarifa de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que depende de la actividad. En trabajos de oficina esa tarifa es del 1,00 %.
¿Qué es la base de cotización?
Es la remuneración mensual sobre la que se aplican los tipos de cotización, incluida la prorrata de pagas extra y excluidos conceptos como dietas dentro de los límites o indemnizaciones. En 2026 la base máxima es de 5.101,20 € al mes.
¿Cómo se calcula la retención de IRPF en la nómina?
La empresa aplica un tipo calculado con la retribución anual previsible y la situación personal y familiar que el trabajador comunica en el Modelo 145. El tipo se regulariza cuando cambian esas circunstancias y la cuota final se determina en la declaración de la renta.
¿Es obligatorio tener dos pagas extraordinarias?
Sí. El Estatuto de los Trabajadores reconoce dos gratificaciones extraordinarias al año, una en Navidad y otra cuando fije el convenio, aunque el convenio puede acordar prorratearlas en doce mensualidades.
¿Qué pasa con la nómina durante una baja médica?
Se sigue cotizando y la empresa abona el subsidio en pago delegado. En enfermedad común, los días 1 a 3 no tienen subsidio salvo mejora de convenio, del 4 al 20 se cobra el 60 % de la base reguladora y desde el día 21, el 75 %.
¿Cuál es el SMI en 2026?
El Salario Mínimo Interprofesional de 2026 es de 1.221 € al mes en 14 pagas, es decir, 17.094 € al año, según el Real Decreto 126/2026, con efectos desde el 1 de enero.
¿Dónde se declaran las retenciones de las nóminas?
En el Modelo 111, trimestral para la mayoría de las empresas y mensual para las grandes empresas, y en el resumen anual Modelo 190, que se presenta del 1 al 31 de enero y debe cuadrar con los 111 del año.
Fuentes oficiales
- Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015) — BOE
- Ley General de la Seguridad Social (RDL 8/2015) — BOE
- Orden PJC/297/2026, de cotización a la Seguridad Social — BOE
- Real Decreto 126/2026, Salario Mínimo Interprofesional — BOE
- Reglamento del IRPF (RD 439/2007) — BOE
- Orden ESS/2098/2014, modelo de recibo de salarios — BOE
- Retenciones sobre rendimientos del trabajo — Agencia Tributaria