Cómo hacer una nómina paso a paso en España

Saber cómo hacer una nómina en España exige seguir un orden: primero se reúnen los datos, después se aplican las reglas del convenio, se calculan los devengos, se construyen las bases de cotización y sólo al final se obtienen las cotizaciones, la retención de IRPF y el líquido. Saltarse un paso, o hacerlo fuera de orden, es la causa de la mayoría de los recibos que luego hay que rehacer.

Esta guía recorre ese proceso en once pasos con un único ejemplo que avanza de principio a fin: un trabajador con contrato temporal, plus de nocturnidad y horas extraordinarias en el mes. Todas las cifras de cotización son las vigentes en 2026.

Respuesta rápida

Para hacer una nómina en España se reúnen los datos del trabajador y del contrato, se identifica el convenio colectivo y la categoría, se suman salario base, complementos, variables y prorrata de pagas (devengos), se calculan las bases de cotización, se aplican los tipos de la Seguridad Social y la retención de IRPF, se restan las demás deducciones y se obtiene el neto, que se revisa antes de pagar.

¿Qué necesitas antes de empezar a hacer una nómina?

Una nómina sólo puede ser tan buena como los datos de los que parte. Antes de calcular nada, conviene tener a mano:

• Datos de la empresa: razón social, CIF, domicilio y Código Cuenta de Cotización (CCC).
• Datos del trabajador: nombre, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, fecha de alta y antigüedad reconocida.
• Contrato: modalidad (indefinido o de duración determinada), jornada (completa o parcial), salario pactado y categoría o grupo profesional.
• Grupo de cotización: determina la base mínima aplicable.
• Modelo 145: la comunicación de la situación personal y familiar que el trabajador entrega a la empresa para calcular la retención.
• Convenio colectivo aplicable y sus tablas salariales vigentes.
• Incidencias del mes: horas extra registradas, ausencias, vacaciones, bajas médicas, comisiones o anticipos.

Si la persona es nueva, falta además comprobar que el alta en la Seguridad Social se ha comunicado antes del inicio de la prestación de servicios.

Paso 1: reúne los datos del trabajador y del periodo

El ejemplo de esta guía es el de Marcos, contratado por seis meses por circunstancias de la producción, a jornada completa, en el grupo de cotización 7. Se calcula su nómina de un mes completo de 30 días. Los datos del recibo arrancan con el periodo de liquidación (fechas de inicio y fin y número de días), que condiciona todo lo demás: un mes incompleto por alta, baja o incapacidad temporal obliga a prorratear los conceptos por días.

Paso 2: identifica el convenio colectivo y la categoría

El convenio fija el salario base de la categoría de Marcos, los pluses, el número de pagas y su composición. En su caso:

• Salario base: 1.500 € al mes.
• Plus de convenio: 100 € al mes.
• Plus de nocturnidad: según las horas nocturnas realizadas; este mes, 130 €.
• Dos pagas extraordinarias equivalentes al salario base (1.500 € cada una), que el convenio permite prorratear y que la empresa paga prorrateadas.
• Valor de la hora extraordinaria: 16 €, nunca inferior al de la hora ordinaria, como exige el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores.

Conviene comprobar que la suma de conceptos salariales en cómputo anual respeta el Salario Mínimo Interprofesional, que en 2026 es de 1.221 € al mes en 14 pagas (17.094 € al año).

Paso 3: calcula el salario fijo del mes

El salario fijo es la parte que no depende de incidencias: salario base y complementos fijos del convenio o del contrato.

Salario base 1.500 € + plus de convenio 100 € = 1.600 €.

En un mes incompleto, cada concepto se calcula por días: si Marcos hubiera entrado el día 11, cobraría 20/30 de cada importe mensual.

Paso 4: incorpora las variables del mes

Las variables son las que cambian cada mes y las que más errores generan, porque dependen de información que llega de otros equipos:

• Nocturnidad: 130 €, según las horas trabajadas entre las 22:00 y las 6:00 (art. 36 ET).
• Horas extraordinarias: Marcos ha hecho 4 horas que no son de fuerza mayor, registradas en el control de jornada. 4 × 16 € = 64 €.

Las horas extra deben totalizarse en el periodo de pago y figurar en el recibo, y no pueden superar 80 al año (sin contar las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor).

Paso 5: suma los devengos

Con todos los conceptos, se obtiene el total devengado, es decir, el salario bruto del mes.

Si hubiera dietas o gastos de locomoción, irían como percepciones no salariales. Para saber qué conceptos entran en los devengos y cómo clasificarlos, revisa la guía específica.

Paso 6: calcula las bases de cotización

Este es el paso técnico central. Cada concepto se clasifica según entre o no en cada base (art. 147 LGSS):

• Base de contingencias comunes: todo lo salarial, incluida la prorrata de pagas, excepto las horas extra. 1.500 + 100 + 130 + 250 = 1.980 €. Como las pagas ya se cobran prorrateadas, no hay que añadir otra prorrata.
• Base de contingencias profesionales: la anterior más las horas extra. 1.980 + 64 = 2.044 €. Sobre esta base se calculan también desempleo, FOGASA y formación profesional.
• Base de horas extraordinarias: 64 €.

Las dos bases principales están dentro de los límites de 2026: por encima de la mínima del grupo 7 (1.424,40 €) y por debajo de la máxima (5.101,20 €). Si quieres repasar los conceptos incluidos y excluidos en las bases de cotización, la guía específica los recorre uno por uno.

Paso 7: aplica los tipos de cotización del trabajador

Al tratarse de un contrato de duración determinada, el desempleo del trabajador es del 1,60 % (en uno indefinido sería del 1,55 %). Las horas extra que no son de fuerza mayor cotizan además al 4,70 % a cargo del trabajador.

Paso 8: calcula la retención de IRPF

La retención se aplica sobre los rendimientos íntegros del trabajo del mes, que en este caso coinciden con el total devengado, 2.044 €. El tipo se calcula con la retribución anual previsible y la situación personal y familiar del Modelo 145, siguiendo los artículos 80 a 89 del Reglamento del IRPF o la calculadora de retenciones de la AEAT.

Como el contrato de Marcos dura menos de un año, el tipo nunca puede ser inferior al 2 %. Para el ejemplo, supongamos que el cálculo da un 10 %:

10 % × 2.044 € = 204,40 €.

Si durante el contrato cambia el salario o la situación familiar, el tipo debe regularizarse en la nómina siguiente.

Paso 9: resta las demás deducciones

Además de Seguridad Social e IRPF, pueden existir anticipos, embargos, cuotas sindicales autorizadas o el valor del salario en especie. Marcos no tiene ninguna este mes. Para conocer todas las deducciones posibles en la nómina y su orden de aplicación, consulta la guía dedicada.

Paso 10: obtén el líquido a percibir

Líquido = total devengado − total a deducir.

2.044,00 € − 338,18 € = 1.705,82 €.

Ese es el importe que se transfiere a Marcos. El recibo debe recoger también la aportación de la empresa a la Seguridad Social, como exige el modelo oficial modificado por la Orden ESS/2098/2014.

El tipo de accidentes de trabajo depende de la actividad o la ocupación según la tarifa de la disposición adicional 61.ª de la LGSS; aquí se usa el 1,00 % de trabajos de oficina sólo como referencia. Con esa tarifa, el coste del mes para la empresa sería de 2.044,00 € + 670,97 € = 2.714,97 €.

Paso 11: revisa antes de cerrar

La revisión es el paso que más se recorta cuando hay prisa y el que más problemas evita. Una comprobación eficaz se centra en lo que ha cambiado:

1. Compara con el mes anterior: ¿por qué varía el neto? En el caso de Marcos, la diferencia debería explicarse por las horas extra y la nocturnidad.
2. Cuadra las bases: la base de contingencias comunes no debe incluir horas extra y debe incluir la prorrata de pagas.
3. Comprueba topes: ninguna base por debajo de la mínima del grupo ni por encima de la máxima.
4. Verifica el tipo de IRPF: ¿responde a la retribución anual actual y al último Modelo 145?
5. Confirma las variables con su origen: horas extra con el registro de jornada, ausencias con los justificantes.
6. Revisa el convenio: ¿hay tablas nuevas publicadas que obliguen a regularizar?

Para anticiparte a los fallos, repasa los errores más habituales al calcular nóminas.

¿Qué ocurre después de hacer la nómina?

Calcular el recibo es sólo una parte del ciclo. Después hay que:

• Pagar el líquido y entregar el recibo de salarios, en papel o en formato electrónico.
• Cotizar: comunicar a la TGSS los conceptos retributivos, revisar y confirmar el borrador del Sistema de Liquidación Directa e ingresar las cuotas dentro del mes siguiente al de devengo.
• Declarar las retenciones de IRPF en el Modelo 111 de su periodo y, en enero, en el Modelo 190.
• Archivar la documentación que justifica cada concepto.

Una vez emitido, el trabajador tiene que poder entender su recibo; si quieres saber cómo interpretar cada bloque del recibo de salarios, la guía de lectura lo explica con otro ejemplo. Y para la visión global de conceptos, plazos y obligaciones, vuelve a la guía completa de la nómina en España.

¿Cómo puede ayudarte Employ?

Hacer una nómina bien depende de que cada paso reciba el dato correcto a tiempo. Employ, la IA que trabaja para tu empresa, pone agentes IA a trabajar sobre ese recorrido: reúnen los datos del contrato y las incidencias que llegan desde RRHH, aplican el convenio, calculan devengos, bases, cotizaciones y retención, y preparan cada recibo listo para validar.

Antes de cerrar, el agente detecta lo que falta o no cuadra: unas horas extra sin registro de jornada, una base por debajo de la mínima del grupo, un tipo de IRPF que no se ha regularizado tras un cambio de salario. Tu equipo no repasa los once pasos de cada trabajador; revisa las excepciones que el agente señala y explica.

El resultado es menos trabajo manual en cada cierre y nóminas terminadas, con la traza de cómo se ha llegado a cada importe.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una nómina

¿Qué datos necesito para hacer una nómina?

Los datos de la empresa y su Código Cuenta de Cotización, los del trabajador (NIF, afiliación, antigüedad, grupo de cotización), el contrato, el convenio colectivo aplicable, el Modelo 145 y las incidencias del mes, como horas extra, ausencias o bajas.

¿En qué orden se calcula una nómina?

Primero los devengos, después las bases de cotización, luego las cotizaciones del trabajador y la retención de IRPF, a continuación las demás deducciones y, por último, el líquido a percibir, que se revisa antes de pagar.

¿Las horas extra cotizan en la base de contingencias comunes?

No. Las horas extraordinarias se excluyen de la base de contingencias comunes, pero sí forman parte de la base de contingencias profesionales y tienen una cotización específica del 4,70 % para el trabajador si no son de fuerza mayor.

¿Qué tipo de desempleo se aplica en un contrato temporal?

En un contrato de duración determinada el trabajador cotiza un 1,60 % por desempleo y la empresa un 6,70 %. En uno indefinido, los tipos son del 1,55 % y el 5,50 %.

¿Cómo se calcula la prorrata de las pagas extraordinarias?

Se suma el importe anual de las pagas extraordinarias y se divide entre 12. Con dos pagas de 1.500 €, la prorrata mensual es de 250 €, que se incluye en la base de cotización tanto si las pagas se cobran prorrateadas como si no.

¿Cuál es la retención mínima de IRPF en un contrato temporal?

En los contratos de duración inferior al año, el tipo de retención no puede ser inferior al 2 %, según el artículo 86.2 del Reglamento del IRPF.

¿Cómo se calcula la nómina de un mes incompleto?

Cada concepto mensual se multiplica por los días trabajados y se divide entre los días del periodo. Las bases de cotización también se calculan en proporción a los días en alta.

¿Qué hay que revisar antes de pagar una nómina?

Las diferencias con el mes anterior, que las bases incluyan y excluyan los conceptos correctos, que respeten los topes, que el tipo de IRPF esté actualizado y que las variables coincidan con su origen, como el registro de jornada.

¿Cuándo se ingresan las cotizaciones de la nómina?

Las cuotas a la Seguridad Social se ingresan dentro del mes siguiente al de devengo, tras revisar y confirmar el borrador del Sistema de Liquidación Directa.

Fuentes oficiales

• Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015) — BOE
• Ley General de la Seguridad Social (RDL 8/2015) — BOE
• Orden PJC/297/2026, de cotización a la Seguridad Social — BOE
• Reglamento del IRPF (RD 439/2007) — BOE
• Retenciones sobre rendimientos del trabajo — Agencia Tributaria
• Bases y tipos de cotización — Seguridad Social