Software de nóminas: qué debe tener antes de elegir uno en España
Casi todas las comparativas de software de nóminas se parecen: una tabla con decenas de funciones marcadas con un tic. El problema es que dos herramientas con la misma lista pueden dejarte con trabajos muy distintos el día de cierre. En una, las horas extra llegan solas y revisas tres excepciones; en otra, copias variables de veinte hojas de cálculo y repasas cada recibo.
Esta guía te da un checklist completo de lo que debe cubrir un programa de nóminas en España y, sobre todo, un método para comparar opciones por lo que de verdad importa: cuánto trabajo manual te queda después de implantarlo.
Respuesta rápida
Un software de nóminas en España debe aplicar la normativa vigente (ET, LGSS, Orden de cotización, IRPF), gestionar convenios y sus tablas, capturar variables, calcular IT y vacaciones, generar ficheros para SILTRA y el Sistema de Liquidación Directa, preparar los modelos 111 y 190 y registrar cada cambio. Antes de elegir, compara el trabajo manual que queda con cada opción, no sólo la lista de funciones.
¿Qué debe tener un software de nóminas en España?
Este es el mínimo que conviene comprobar. Si alguno de estos puntos depende de hojas de cálculo externas o de ajustes manuales, cuéntalo como trabajo que seguirá siendo tuyo. Para el contexto de cada concepto, consulta el funcionamiento completo de la nómina en España.
Normativa actualizada
El software debe incorporar a tiempo los cambios anuales: SMI (1.221 € en 14 pagas en 2026), bases máximas y mínimas (máxima de 5.101,20 € al mes), tipos de cotización, MEI (0,90 %), cotización adicional de solidaridad por tramos y cambios en el procedimiento de retención. Pregunta quién actualiza estos datos, cuándo y cómo te enteras.
Convenios colectivos
Tablas salariales por categoría y año, complementos (antigüedad, nocturnidad, turnicidad, plus de transporte), número de pagas y su prorrateo, complementos de IT, jornada anual. Lo importante no es que «admita convenios», sino si el convenio se configura una vez y se aplica solo, o si cada mes hay que ajustar algo a mano. Pregunta también cómo gestiona una revisión salarial con efecto retroactivo y sus atrasos.
Variables del mes
Horas extraordinarias (con distinción entre fuerza mayor y resto), guardias, comisiones, dietas, kilometraje. ¿Llegan desde el registro de jornada o desde las aprobaciones de los responsables, o hay que importarlas desde un fichero que alguien prepara?
Incapacidad temporal
Tramos por contingencia, porcentajes (60 % del día 4 al 20 y 75 % desde el 21 en enfermedad común; 75 % desde el día siguiente en accidente de trabajo), pagador de cada tramo, pago delegado, complemento de convenio y cotización durante la baja. Comprueba si la baja se registra una vez o si hay que introducirla en varios sitios.
Vacaciones y ausencias
Retribución de vacaciones con complementos variables habituales, ausencias retribuidas y no retribuidas, coincidencia de IT con vacaciones y liquidación de vacaciones no disfrutadas en el finiquito.
Seguridad Social: Sistema RED, SILTRA y SLD
Ficheros de afiliación y cotización, comunicación de conceptos retributivos, tramos por situación, liquidaciones complementarias por atrasos o vacaciones, cuadre con el borrador del SLD y gestión de discrepancias.
IRPF
Cálculo del tipo con el procedimiento del Reglamento, captura del Modelo 145, regularización cuando cambian las circunstancias, tipo mínimo del 2 % en contratos inferiores al año, retención del 15 % en atrasos de ejercicios anteriores, Modelo 111 y Modelo 190 cuadrados entre sí y certificado de retenciones.
Integraciones
Con RRHH (altas, contratos, ausencias), con el registro de jornada, con contabilidad (asientos), con la gestoría o asesoría si presenta los envíos y con el banco para las transferencias. Cada integración que falta es una tarea de copiar y pegar.
Trazabilidad
Registro de quién cambió qué, cuándo y por qué; histórico de versiones del convenio; posibilidad de reconstruir cualquier nómina pasada tal como se calculó.
Automatización e IA
Revisión automática por excepciones, comparación con el mes anterior, explicación de diferencias, lectura de documentos y detección de errores. Distingue entre herramientas que digitalizan y herramientas que realmente automatizan; lo explicamos en qué significa realmente automatizar las nóminas y en qué puede hacer la IA en una nómina.
¿Cómo comparar software de nóminas por el trabajo manual que deja?
La lista de funciones dice lo que la herramienta puede hacer. Lo que necesitas saber es lo que tú seguirás haciendo. Para compararlo, lista las tareas de tu cierre mensual y marca, para cada opción, si quedará manual, semiautomática (la herramienta ayuda pero alguien interviene) o automática.
| Tarea mensual | Opción A | Opción B | Opción C |
|---|---|---|---|
| Incorporar altas, bajas y cambios de contrato | Manual | Automática | Automática |
| Capturar horas extra y variables | Importación de fichero | Importación de fichero | Automática desde el origen |
| Registrar IT y calcular tramos | Semiautomática | Automática | Automática |
| Aplicar tablas de convenio nuevas y atrasos | Manual | Semiautomática | Semiautomática con validación |
| Revisar recibos | Todos, uno a uno | Todos, con informe | Sólo excepciones |
| Explicar diferencias de neto | Manual | Manual | Automática |
| Cuadrar con el borrador del SLD | Manual | Semiautomática | Automática con discrepancias marcadas |
| Preparar modelos 111 y 190 | Automática | Automática | Automática |
En este ejemplo, las tres opciones podrían tener casi la misma lista de funciones y, sin embargo, la opción A deja seis tareas manuales o semiautomáticas cada mes y la C, sólo la validación de convenio y las excepciones. Esa es la comparación que importa.
¿Qué casos de prueba pedir en una demostración?
En lugar de una presentación genérica, pide que la herramienta calcule tus casos reales. Estos cuatro sirven para comprobar lo normativo:
- Base mínima por grupo. Trabajador del grupo 1, 1.500 € al mes y 14 pagas. Prorrata: 3.000 / 12 = 250 €; remuneración mensual de 1.750 €. Como la base mínima del grupo 1 es 1.989,30 €, la base de cotización debe ser 1.989,30 €, no 1.750 €.
- Base máxima y cotización de solidaridad. Salario de 5.400 € al mes con 14 pagas. Prorrata: 10.800 / 12 = 900 €; remuneración de 6.300 €. La base se topa en 5.101,20 € y el exceso de 1.198,80 € paga solidaridad por tramos: 510,12 € al 1,15 % (5,87 €) y 688,68 € al 1,25 % (8,61 €), en total 14,48 €.
- IT por enfermedad común. Base del mes anterior de 1.800 €, base reguladora diaria de 60 €, baja de 15 días: días 1 a 3 sin subsidio (salvo convenio) y días 4 a 15 a cargo de la empresa, 12 × 60 × 60 % = 432 €.
- Contrato de duración inferior al año. El tipo de retención de IRPF no puede ser inferior al 2 %.
Añade después tus propios casos difíciles: el convenio con más complementos, una baja larga que cruza meses, unos atrasos retroactivos o un finiquito con vacaciones pendientes. Observa cuántas veces la persona que hace la demostración tiene que ajustar algo a mano.
¿Qué preguntas hacer antes de elegir?
| Pregunta | Qué revela |
|---|---|
| ¿Quién actualiza las tablas y tipos cada año y cuándo? | Riesgo de calcular con datos antiguos |
| ¿Cómo se configura mi convenio y qué pasa cuando se revisa? | Trabajo manual recurrente |
| ¿De dónde llegan las variables sin que nadie las copie? | Calidad de la integración con RRHH |
| ¿Qué revisa la herramienta antes de que yo revise? | Si existe revisión por excepciones |
| ¿Cómo explica a un trabajador por qué ha cambiado su neto? | Carga de consultas internas |
| ¿Puedo reconstruir una nómina de hace dos años? | Trazabilidad real |
| ¿Cómo se gestiona una discrepancia con el SLD? | Tiempo de cuadre con la TGSS |
| ¿Qué pasa si mantengo mi gestoría para los envíos? | Encaje con el proceso actual |
¿Qué errores se cometen al elegir software de nóminas?
- Elegir por la lista de funciones sin medir el trabajo manual restante.
- Probar con casos fáciles: un trabajador de oficina sin variables no demuestra nada.
- Ignorar la integración con RRHH: si los datos se teclean dos veces, los errores siguen.
- Subestimar la migración: históricos, acumulados de IRPF, bases de meses anteriores para la IT.
- Cambiar todo a la vez: convenio, proceso, gestoría y herramienta el mismo mes.
Para evitar el último punto, conviene implantar el nuevo sistema de forma progresiva, manteniendo lo que funciona y automatizando primero lo manual.
Checklist final para elegir software de nóminas
- Normativa española actualizada y responsable claro de actualizarla.
- Convenio configurado una vez, con versiones y gestión de atrasos.
- Variables y ausencias capturadas desde su origen.
- IT calculada por contingencia, con pago delegado y complemento de convenio.
- Ficheros para SILTRA y cuadre con el borrador del SLD.
- IRPF con Modelo 145, regularización y modelos 111 y 190.
- Integraciones con RRHH, jornada, contabilidad y banco.
- Trazabilidad completa de cambios.
- Revisión por excepciones y explicación de diferencias.
- Tabla de trabajo manual restante comparada entre opciones.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
La mejor forma de evaluar Employ es la misma que propone esta guía: medir el trabajo manual que te queda después. Sus agentes IA recogen los datos de RRHH y las variables desde su origen, calculan, cuadran con la Seguridad Social, comparan con el mes anterior y explican cada diferencia, de modo que tu equipo revisa sólo las excepciones en lugar de todos los recibos.
Puedes llevar tus casos más complicados a la demostración, como un convenio con muchos complementos, una baja larga o unos atrasos, y ver qué tareas quedan para una persona y cuáles llegan terminadas.
Preguntas frecuentes sobre software de nóminas
¿Qué es un software de nóminas?
Es la herramienta que calcula las nóminas aplicando la normativa laboral, de Seguridad Social y de IRPF y el convenio colectivo, y que prepara los recibos de salarios y los envíos a la TGSS y la AEAT.
¿Qué debe incluir un buen programa de nóminas en España?
Normativa actualizada, gestión de convenios, variables, IT, vacaciones, ficheros para SILTRA y el SLD, IRPF con modelos 111 y 190, integraciones y trazabilidad de cambios.
¿Cómo comparo dos programas de nóminas?
Lista las tareas de tu cierre mensual y marca cuáles seguirán siendo manuales con cada opción. La que menos trabajo manual deje, con el mismo nivel de control, suele ser la mejor elección.
¿El software de nóminas debe actualizarse cada año?
Sí. Cada año cambian el SMI, las bases y tipos de cotización y, a menudo, aspectos de la retención de IRPF. La herramienta debe incorporarlos a tiempo y avisar de los cambios.
¿Es necesario que el software se conecte con SILTRA?
Debe generar los ficheros de cotización y afiliación en el formato del Sistema RED y facilitar el cuadre con el borrador del Sistema de Liquidación Directa.
¿Qué aporta la IA a un software de nóminas?
Revisión por excepciones, detección de errores, lectura de documentos y explicación de diferencias entre periodos, lo que reduce el trabajo manual que la herramienta deja.
¿Puedo cambiar de software de nóminas a mitad de año?
Sí, pero hay que migrar los acumulados de IRPF, las bases de los meses anteriores y los datos de IT en curso para que los cálculos sigan siendo correctos.
¿Qué casos debo probar en una demo de software de nóminas?
Bases mínimas y máximas, cotización de solidaridad, una IT por enfermedad común, un contrato inferior al año y tus casos reales más difíciles de convenio, atrasos y finiquito.
¿Necesito cambiar de gestoría si cambio de software?
No necesariamente. Muchas empresas automatizan el cálculo y la revisión y mantienen a la gestoría para la presentación de envíos.
