Cómo calcular el coste de un trabajador para la empresa
El coste de un trabajador para la empresa no es su salario bruto. A esa cifra hay que sumar la cotización a la Seguridad Social que paga la empresa, la tarifa de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y otros costes que no figuran en la nómina, como la prevención de riesgos o la formación. Para un contrato indefinido estándar, la cotización empresarial supone algo más del 31 % del salario bruto, y ese porcentaje cambia con el tipo de contrato, la actividad y el nivel salarial.
En esta guía verás cómo calcular el coste de un trabajador para la empresa paso a paso, con la cotización desglosada por conceptos, tres ejemplos con salarios distintos y los costes adicionales que conviene presupuestar.
Respuesta rápida
El coste de un trabajador para la empresa es la suma del salario bruto anual, la cotización empresarial a la Seguridad Social y otros costes asociados al puesto. En 2026, con contrato indefinido y base dentro de topes, la empresa cotiza un 30,65 % más la tarifa de AT y EP (por ejemplo, 1,00 % en oficina): un 31,65 % sobre la base. Un bruto de 30.000 € cuesta unos 39.495 € al año.
Neto, bruto y coste empresa: ¿qué diferencia hay?
Son tres cifras que describen el mismo puesto desde puntos de vista distintos:
| Cifra | Qué es | Quién la ve |
|---|---|---|
| Salario neto | Lo que el trabajador recibe en su cuenta | Trabajador |
| Salario bruto | Neto + cotización del trabajador + retención de IRPF | Contrato y nómina |
| Coste empresa | Bruto + cotización empresarial + otros costes | Empresa |
Entre el bruto y el neto están las deducciones del trabajador (su cotización y el IRPF), que se explican en detalle en la diferencia entre salario bruto y salario neto. Si necesitas repasar cómo se compone cada recibo, consulta la guía completa de la nómina. Entre el bruto y el coste empresa está, sobre todo, la cotización que paga la empresa, que no se descuenta al trabajador pero figura en el recibo de salarios desde la Orden ESS/2098/2014.
¿Qué cotiza la empresa por cada trabajador?
La empresa cotiza sobre la base de cotización mensual, que es la remuneración total del mes incluida la prorrata de pagas extraordinarias. Los tipos de 2026 a cargo de la empresa, según la Orden PJC/297/2026, son:
| Concepto | Indefinido | Duración determinada |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 23,60 % |
| Desempleo | 5,50 % | 6,70 % |
| FOGASA | 0,20 % | 0,20 % |
| Formación profesional | 0,60 % | 0,60 % |
| MEI | 0,75 % | 0,75 % |
| Total sin AT y EP | 30,65 % | 31,85 % |
| AT y EP | Según actividad (DA 61.ª LGSS) | Según actividad (DA 61.ª LGSS) |
La tarifa de contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales) la paga íntegramente la empresa y depende de la actividad económica (CNAE) o de la ocupación del trabajador. Para trabajos exclusivos de oficina es del 1,00 % (0,65 % por IT y 0,35 % por incapacidad, muerte y supervivencia). En sectores con más riesgo, como construcción o transporte, la tarifa es más alta.
El desglose de cada contingencia y su reparto entre empresa y trabajador está en la guía sobre cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Cómo se calcula el coste de un trabajador paso a paso?
- Parte del salario bruto anual pactado, con todas las pagas y complementos fijos.
- Calcula la base de cotización mensual: bruto anual / 12 (las pagas extra quedan prorrateadas).
- Comprueba que la base está entre la mínima del grupo y la máxima (5.101,20 € al mes en 2026).
- Aplica el tipo empresarial según el contrato: 30,65 % (indefinido) o 31,85 % (temporal).
- Suma la tarifa de AT y EP que corresponda a la actividad.
- Si el salario supera la base máxima, añade la cotización adicional de solidaridad.
- Multiplica la cotización mensual por 12 y súmala al bruto anual.
- Añade los costes no salariales: prevención, formación, beneficios, equipos, etc.
Ejemplos de coste de un trabajador en 2026
Ejemplo 1: salario de 30.000 € brutos, contrato indefinido, oficina
Base mensual: 30.000 / 12 = 2.500 €. Está por encima de la base mínima de cualquier grupo y por debajo de la máxima.
| Concepto empresa | Tipo | Importe mensual |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 590,00 € |
| Desempleo | 5,50 % | 137,50 € |
| FOGASA | 0,20 % | 5,00 € |
| Formación profesional | 0,60 % | 15,00 € |
| MEI | 0,75 % | 18,75 € |
| AT y EP (oficina) | 1,00 % | 25,00 € |
| Total | 31,65 % | 791,25 € |
Cotización empresarial anual: 791,25 × 12 = 9.495 €.
Coste anual para la empresa: 30.000 + 9.495 = 39.495 €.
Desde el lado del trabajador, su cotización es del 6,50 %: 2.500 × 6,50 % = 162,50 € al mes, 1.950 € al año. Si su retención de IRPF fuera del 15 % (el tipo real depende de su situación personal), le retendrían 4.500 € al año y su neto anual sería 30.000 − 1.950 − 4.500 = 23.550 €. Es decir, por cada 100 € que la empresa gasta en este puesto, el trabajador recibe unos 60 € netos.
Si el mismo puesto se cubriera con un contrato de duración determinada, el tipo empresarial sería 31,85 % + 1,00 % = 32,85 %: 2.500 × 32,85 % = 821,25 € al mes, 30 € más que con un indefinido.
Ejemplo 2: salario mínimo interprofesional
El SMI de 2026 es de 1.221 € al mes en 14 pagas, 17.094 € al año. La base mensual es 17.094 / 12 = 1.424,50 €, apenas por encima de la base mínima de los grupos 4 a 7 (1.424,40 €).
- Cotización empresarial (indefinido, oficina, 31,65 %): 1.424,50 × 31,65 % = 450,85 € al mes.
- Anual: 450,85 × 12 = 5.410,20 €.
- Coste anual: 17.094 + 5.410,20 = 22.504,20 €.
Ojo con los grupos 1 a 3: si el trabajador está en el grupo 1, la base mínima es 1.989,30 €, y la empresa cotiza sobre esa base aunque el salario sea inferior.
Ejemplo 3: salario por encima de la base máxima
Un directivo con 80.000 € brutos anuales tiene una retribución mensual con prorrata de 6.666,67 €, por encima de la base máxima de 5.101,20 €. La cotización ordinaria se calcula sobre el tope, y sobre el exceso se aplica la cotización adicional de solidaridad.
- Cotización ordinaria (31,65 %): 5.101,20 × 31,65 % = 1.614,53 €.
- Solidaridad, primer tramo (de 5.101,21 a 5.611,32 €, 510,12 € al 0,96 % empresa): 4,90 €.
- Solidaridad, segundo tramo (de 5.611,33 a 6.666,67 €, 1.055,35 € al 1,04 % empresa): 10,98 €.
- Total mensual: 1.614,53 + 4,90 + 10,98 = 1.630,41 €.
- Anual: 1.630,41 × 12 = 19.564,92 €.
- Coste anual: 80.000 + 19.564,92 = 99.564,92 €.
Aquí la cotización empresarial supone un 24,5 % del bruto, frente al 31,65 % de los ejemplos anteriores. Por eso el sobrecoste porcentual baja en salarios altos. La lógica de los topes se explica en bases mínimas y máximas de cotización.
| Bruto anual | Cotización empresa anual | Coste anual | Sobrecoste |
|---|---|---|---|
| 17.094 € (SMI) | 5.410,20 € | 22.504,20 € | 31,65 % |
| 30.000 € | 9.495,00 € | 39.495,00 € | 31,65 % |
| 80.000 € | 19.564,92 € | 99.564,92 € | 24,5 % aprox. |
¿Qué otros costes tiene un trabajador además de la nómina?
La nómina y la cotización son la parte fija, pero no la única. Para presupuestar un puesto conviene añadir:
- Incapacidad temporal. En una baja por enfermedad común, la empresa paga el subsidio de los días 4 a 15 y sigue cotizando durante toda la IT (artículo 144 LGSS). Si el convenio mejora el subsidio, también paga ese complemento.
- Horas extraordinarias. Cotizan aparte: la empresa paga el 23,60 % en las horas extra comunes y el 12 % en las de fuerza mayor.
- Indemnizaciones por extinción. No son salario, pero conviene provisionarlas en contratos temporales (12 días por año) o ante posibles despidos.
- Prevención de riesgos laborales. Servicio de prevención, reconocimientos médicos y equipos de protección.
- Formación, beneficios sociales y retribución en especie. Seguros, comida, transporte o formación adicional.
- Equipos y espacio. Ordenador, licencias, mobiliario o puesto en la oficina.
- Gestión. Tiempo interno o asesoría para nóminas, altas, bajas y cotizaciones.
Coste por hora de trabajo
Dividir el coste anual entre las horas efectivas del convenio da una referencia útil para presupuestos o precios. Si en el ejemplo 1 el convenio fija 1.760 horas anuales, el coste por hora es 39.495 / 1.760 = unos 22,44 €. Las vacaciones, festivos y ausencias ya están descontados en esas horas efectivas, así que el resultado refleja lo que cuesta cada hora realmente trabajada.
Errores habituales al calcular el coste de un trabajador
- Calcular la cotización sobre el salario mensual sin prorrata de pagas, lo que subestima el coste.
- Aplicar el tipo de desempleo de indefinido a un contrato temporal.
- Olvidar la tarifa de AT y EP o usar la de oficina en una actividad con más riesgo.
- No aplicar la base mínima del grupo cuando el salario está por debajo.
- Calcular la cotización sobre todo el salario cuando supera la base máxima, sin solidaridad.
- Confundir el bruto anual en 14 pagas con 14 veces el mensual de 12 pagas.
- No presupuestar los días de IT a cargo de la empresa ni los complementos del convenio.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
El coste de un trabajador cambia con cada variable: tipo de contrato, grupo de cotización, actividad, complementos, horas extraordinarias o bajas. Employ es la IA que trabaja para tu empresa, y sus agentes calculan ese coste real para cada persona y cada mes a partir de los datos de RRHH y de la nómina, sin que nadie tenga que rehacer la hoja de cálculo cuando algo cambia.
El agente desglosa la cotización empresarial por conceptos, aplica bases mínimas y máximas, añade la solidaridad cuando corresponde y explica por qué el coste de un mes difiere del anterior. Si se aplica un tipo que no encaja con el contrato o una tarifa de AT y EP que no corresponde a la actividad, lo detecta antes de que llegue a la liquidación.
Finanzas y RRHH trabajan con la misma cifra, revisan por excepciones y reciben el trabajo terminado: costes por persona, por equipo y por centro listos para presupuestar.
Preguntas frecuentes sobre el coste de un trabajador para la empresa
¿Cuánto cuesta un trabajador a la empresa en España?
Con contrato indefinido y salario dentro de topes, la empresa paga el bruto más un 30,65 % de cotización y la tarifa de AT y EP. En oficina, el sobrecoste es del 31,65 %: un bruto de 30.000 € cuesta 39.495 € al año.
¿Qué porcentaje paga la empresa a la Seguridad Social?
En 2026, un 30,65 % en contratos indefinidos y un 31,85 % en temporales, más la tarifa de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que depende de la actividad.
¿Cómo se calcula el coste empresa a partir del bruto?
Se divide el bruto anual entre 12 para obtener la base mensual, se aplica el tipo empresarial más AT y EP, se multiplica por 12 y se suma al bruto anual.
¿Cuesta más un contrato temporal que uno indefinido?
Sí, en cotización. El desempleo a cargo de la empresa es del 6,70 % en duración determinada frente al 5,50 % en indefinido, 1,20 puntos más.
¿La cotización empresarial aparece en la nómina?
Sí. Desde la Orden ESS/2098/2014, el recibo de salarios informa de la aportación de la empresa a la Seguridad Social, aunque no se descuenta al trabajador.
¿Por qué el sobrecoste es menor en salarios altos?
Porque la cotización ordinaria se calcula como máximo sobre la base máxima, 5.101,20 € al mes en 2026. Sobre el exceso sólo se aplica la cotización de solidaridad, con tipos mucho más bajos.
¿Qué es la tarifa de AT y EP?
Es la cotización por contingencias profesionales, a cargo exclusivo de la empresa. Se fija en la disposición adicional 61.ª de la LGSS según la actividad o la ocupación; en oficina es del 1,00 %.
¿Cuánto cuesta un trabajador con el salario mínimo?
Con el SMI de 2026 (17.094 € anuales), contrato indefinido y tarifa de oficina, la cotización empresarial es de unos 5.410 € y el coste anual ronda los 22.504 €.
¿Qué costes no aparecen en la nómina?
Prevención de riesgos, formación, beneficios sociales, equipos, provisión de indemnizaciones y el tiempo de gestión. No son cotización, pero forman parte del coste real del puesto.