CFDI de nómina 🇲🇽 — Cómo funciona
Cada pago de nómina en México tiene que quedar respaldado por un comprobante fiscal digital por internet (CFDI). No es un trámite opcional ni un formato interno: es el documento con el que el SAT conoce cuánto se pagó a cada trabajador, cuánto ISR se le retuvo y qué parte de sus ingresos estuvo exenta.
En este artículo se explica de dónde viene la obligación, qué versión rige en 2026, qué información contiene el comprobante, cómo se timbra, en qué plazo debe emitirse, cómo se corrige un error y qué relación tiene con la declaración anual.
¿Qué es el CFDI de nómina y cómo funciona?
El CFDI de nómina es el comprobante fiscal que el patrón emite por cada pago de salarios. En 2026 se usa el CFDI 4.0 con el complemento de nómina 1.2, revisión E. El patrón genera un archivo XML con los datos del pago, lo certifica un proveedor autorizado por el SAT, que le asigna un folio fiscal, y se entrega al trabajador. Sirve como comprobante fiscal y como recibo de pago laboral.
¿Por qué es obligatorio emitir el CFDI de nómina?
La obligación tiene tres bases legales:
- Ley del ISR, artículo 99, fracción III. Quien paga salarios debe «expedir y entregar comprobantes fiscales» a quienes reciben esos pagos, en la fecha en que se realiza la erogación. Esos comprobantes sirven también como constancia o recibo de pago para efectos de la Ley Federal del Trabajo.
- Código Fiscal de la Federación, artículo 29. Cuando las leyes fiscales obligan a expedir comprobantes, deben emitirse como documentos digitales a través de la página del SAT.
- Código Fiscal de la Federación, artículo 29-A. Fija los requisitos que debe tener todo CFDI.
Las reglas operativas, como los plazos y la forma de entrega, están en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2026, capítulo 2.7.5.
¿Qué versión rige en 2026?
El portal del SAT, en el trámite «Complemento Nómina», indica que la versión vigente desde el 1 de enero de 2026 es el complemento de nómina 1.2, revisión E, sobre el CFDI 4.0. El SAT publica junto con ella:
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Estándar del complemento | Estructura técnica de cada campo |
| Catálogos | Claves de percepciones, deducciones, otros pagos, régimen, periodicidad |
| Esquema XSD | Validación del XML |
| Matriz de errores | Reglas que provocan rechazo |
| Guía de llenado | Cómo llenar cada dato del recibo, con ejemplos |
La guía de llenado (actualizada el 16 de enero de 2026) es el documento que más conviene tener a la mano: resuelve la mayoría de las dudas prácticas sobre cómo registrar un concepto.
¿Qué datos contiene el CFDI de nómina?
El comprobante tiene dos partes: el CFDI 4.0, con los datos generales de cualquier factura, y el complemento de nómina, con la información laboral y fiscal del pago.
| Nodo | Qué contiene |
|---|---|
| Emisor | RFC y régimen del patrón, registro patronal ante el IMSS |
| Receptor | RFC, CURP, número de seguridad social, fecha de inicio de la relación, tipo de contrato, periodicidad de pago, salario de cotización, salario diario integrado |
| Datos del pago | Tipo de nómina (ordinaria o extraordinaria), fecha de pago, periodo, días pagados |
| Percepciones | Cada percepción con su clave, importe gravado e importe exento |
| Deducciones | ISR retenido, cuotas IMSS del trabajador, crédito Infonavit, pensión alimenticia y otras |
| Otros pagos | Pagos que no son percepción, como el subsidio para el empleo aplicado |
| Incapacidades | Días, tipo de incapacidad e importe, cuando las hay |
El nodo de incapacidades se llena según cómo se trató la ausencia en la nómina; ese tratamiento se explica en el registro de incapacidades en la nómina. Qué concepto va como percepción, deducción u otro pago está en percepciones, deducciones y otros pagos.
Ejemplo: percepciones gravadas y exentas en un CFDI
Un trabajador con salario diario de $500 cobra una quincena de $7,500 y trabajó dos domingos.
- Prima dominical: $500 × 25 % × 2 domingos = $250.00.
- Parte exenta: 1 UMA por domingo, $117.31 × 2 = $234.62.
- Parte gravada de la prima: $250.00 − $234.62 = $15.38.
| Percepción | Gravado | Exento | Total |
|---|---|---|---|
| Sueldo | $7,500.00 | $0.00 | $7,500.00 |
| Prima dominical | $15.38 | $234.62 | $250.00 |
| **Total** | **$7,515.38** | **$234.62** | **$7,750.00** |
El CFDI debe reflejar esta separación. El ISR del periodo se calcula sobre los $7,515.38 gravados, y la deducción de ISR que aparece en el mismo comprobante tiene que corresponder a esa base.
¿Cómo se timbra el CFDI de nómina?
El proceso es el mismo para cualquier tamaño de empresa:
- Calcular la nómina del periodo: percepciones, exenciones, ISR, subsidio, cuotas y otras deducciones.
- Generar el XML de cada trabajador con el CFDI 4.0 y el complemento de nómina 1.2.
- Firmarlo con el certificado de sello digital del patrón.
- Enviarlo a certificar. En la práctica lo certifica un proveedor de certificación autorizado por el SAT (PAC), que valida la estructura y las reglas y asigna el folio fiscal (UUID).
- Entregar el XML al trabajador o ponerlo a su disposición.
Un CFDI que no pasa la validación se rechaza y no tiene folio: para efectos fiscales no existe hasta que se corrige y se certifica.
¿Cuál es el plazo para emitir el CFDI de nómina?
La Ley del ISR pide emitirlo en la fecha del pago, pero la regla 2.7.5.1 de la RMF 2026 permite expedirlo antes del pago o, después del pago efectivo, dentro de un número de días hábiles que depende del tamaño de la plantilla:
| Plazo después del pago | Tamaño de la plantilla (trabajadores o asimilados) |
|---|---|
| 3 días hábiles | De 1 a 50 |
| 5 días hábiles | De 51 a 100 |
| 7 días hábiles | De 101 a 300 |
| 9 días hábiles | De 301 a 500 |
| 11 días hábiles | Más de 500 |
Aunque se emita después, se considera como fecha de expedición la del pago efectivo.
Ejemplo: una empresa con 80 trabajadores paga la quincena el viernes 11 de diciembre de 2026. Le corresponden 5 días hábiles: lunes 14, martes 15, miércoles 16, jueves 17 y viernes 18. Tiene hasta el viernes 18 de diciembre para timbrar.
Otras reglas del mismo apartado:
- Un CFDI mensual. Quien paga por semana o quincena puede emitir un solo CFDI al mes por trabajador, con un complemento por cada pago. La opción no puede cambiarse durante el ejercicio y el ISR se sigue calculando por cada pago.
- Separación y laudos. Los pagos por terminación o por resolución de autoridad se certifican a más tardar el último día hábil del mes de la erogación.
¿Cómo se entrega al trabajador?
La regla 2.7.5.2 permite varias formas:
- Entregar el archivo XML.
- Si no es posible, entregar una representación impresa con, al menos, el folio fiscal, el RFC del patrón y el RFC del trabajador.
- Poner los comprobantes a disposición en una página electrónica.
- Entregar los impresos de forma semestral, dentro del mes siguiente a cada semestre.
El trabajador puede verificar cualquier comprobante en el portal del SAT con su folio fiscal. Qué revisar en el documento se explica en cómo leer un recibo de nómina.
¿Cómo se cancela o sustituye un CFDI de nómina?
Si un comprobante tiene un error (un importe, una clave, un periodo o un RFC equivocado), lo habitual es emitir un CFDI nuevo con los datos correctos, relacionarlo con el original y cancelar el que tenía el error. Los plazos y requisitos de cancelación dependen de las reglas vigentes del CFF y de la RMF, que conviene verificar en el momento de hacerlo.
Para los comprobantes de 2025 con errores, la regla 2.7.5.6 de la RMF 2026 permitió corregirlos por única ocasión a más tardar el 28 de febrero de 2026, cancelando los sustituidos.
¿Qué relación tiene con la declaración anual?
Los CFDI de nómina son la fuente de información del SAT sobre los ingresos por salarios, el ISR retenido y el subsidio aplicado a cada trabajador. Por eso:
- El ajuste anual del patrón debe cuadrar con la suma de lo timbrado en el año.
- El trabajador que presenta declaración, por ejemplo porque tuvo dos patrones o ganó más de $400,000, acredita las retenciones que constan en sus comprobantes.
- Un CFDI sin timbrar o con importes equivocados genera diferencias entre lo que el trabajador dice haber recibido y lo que el SAT tiene registrado.
Errores frecuentes en el CFDI de nómina
- Timbrar fuera de plazo. Pasados los días hábiles de la regla 2.7.5.1, el comprobante ya no se emitió en tiempo.
- No separar gravado y exento. Todo el importe como gravado infla el ISR; todo como exento lo reduce indebidamente.
- Datos del trabajador desactualizados. RFC, régimen o código postal que no coinciden con los del SAT provocan rechazos.
- Salario de cotización distinto al del IMSS. El dato del CFDI debe coincidir con el último aviso presentado.
- ISR del comprobante distinto del calculado. Pasa cuando se ajusta la nómina después de timbrar sin sustituir el CFDI.
- Registrar el subsidio con el criterio anterior. La guía de llenado de 2026 indica cómo reportarlo.
Las conciliaciones que detectan estos problemas antes del cierre se describen en controles para detectar errores antes del cierre, y el lugar del CFDI entre las demás obligaciones del patrón en la guía completa de la nómina en México.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
El CFDI de nómina sólo es tan bueno como el cálculo que lo alimenta. Si una percepción no se separó en gravada y exenta, si una incapacidad se capturó como falta o si una corrección se hizo después del cierre, el comprobante lo arrastra y hay que sustituirlo.
Nóminas IA de Employ es una IA que liquida la nómina. Calcula cada periodo con las reglas del país y de la empresa, prepara impuestos y cuotas, y genera y distribuye a cada empleado los recibos y comprobantes de su pago. También responde las dudas que los trabajadores tienen sobre su recibo.
Al terminar cada periodo indica qué hizo, qué falta y qué necesita revisión antes de emitir, para que una persona apruebe los casos que se salen de la regla. Arranca con el proceso actual, en Excel o en archivos, sin implementación, y sirve tanto para una empresa como para despachos con varias razones sociales.
Preguntas frecuentes sobre el CFDI de nómina
¿Qué es el CFDI de nómina?
Es el comprobante fiscal digital que el patrón emite por cada pago de salarios. Contiene las percepciones, deducciones, otros pagos e incapacidades del periodo y sirve también como recibo de pago.
¿Qué versión del complemento de nómina se usa en 2026?
La versión 1.2, revisión E, sobre el CFDI 4.0, vigente desde el 1 de enero de 2026 según el portal del SAT.
¿Cuántos días hay para timbrar la nómina?
Depende del número de trabajadores: de 3 días hábiles después del pago para empresas de 1 a 50 trabajadores a 11 días hábiles para más de 500 (regla 2.7.5.1 de la RMF 2026).
¿Se puede emitir un solo CFDI al mes?
Sí. Quien paga por semana o quincena puede emitir un CFDI mensual por trabajador con un complemento por cada pago, pero la opción no puede cambiarse en el ejercicio.
¿Qué es el folio fiscal?
Es el identificador único (UUID) que se asigna al comprobante al certificarlo. Con él se puede verificar el CFDI en el portal del SAT.
¿El CFDI de nómina sustituye al recibo firmado?
La Ley del ISR establece que el comprobante sirve como constancia o recibo de pago para efectos de la Ley Federal del Trabajo.
¿Cómo se corrige un CFDI de nómina con errores?
Se emite un comprobante nuevo con los datos correctos, relacionado con el original, y se cancela el que tenía el error, conforme a las reglas vigentes de cancelación.
¿Qué pasa si el patrón no timbra la nómina?
Incumple los artículos 99 de la Ley del ISR y 29 del CFF, y el trabajador no tiene comprobante de sus ingresos y retenciones ante el SAT.
¿Cómo entrega el patrón el CFDI al trabajador?
Con el archivo XML, una representación impresa con folio fiscal y RFC de ambas partes, una página electrónica donde pueda consultarlo o impresos semestrales.
Conclusión
El CFDI de nómina es el comprobante que el patrón emite por cada pago de salarios: en 2026, CFDI 4.0 con complemento 1.2, certificado con folio fiscal y entregado al trabajador dentro de los días hábiles que marca la regla 2.7.5.1. Recoge percepciones gravadas y exentas, deducciones, otros pagos e incapacidades, y es la base de lo que el SAT sabe de cada trabajador.
Calcular bien antes de timbrar evita sustituciones, rechazos y diferencias en la declaración anual.
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