Recibo de nómina 🇲🇽 — Cómo entenderlo
El recibo de nómina es el documento que más se consulta y menos se entiende: muestra una lista de claves, importes gravados y exentos, un salario que no coincide con el del contrato y un folio de 36 caracteres. Sin embargo, todo lo que hace falta para saber si el pago es correcto está ahí.
Dentro de la guía completa de la nómina en México, este artículo explica qué es legalmente el recibo, qué significa cada una de sus partes, cómo leer un ejemplo de quincena línea por línea, cómo comprobar ante el SAT que el comprobante existe y qué hacer si algo no cuadra.
¿Cómo leer un recibo de nómina?
Un recibo de nómina se lee de arriba abajo: primero se comprueban los datos del patrón y del trabajador y el periodo pagado; después, las percepciones (lo que suma, separado en gravado y exento); luego, las deducciones (ISR, IMSS y otros descuentos); y por último el neto, que debe coincidir con el depósito. El folio fiscal permite verificar ante el SAT que el comprobante es válido.
¿Qué es legalmente un recibo de nómina?
En México, el recibo de nómina es el CFDI de nómina: un comprobante fiscal digital que el patrón debe expedir y entregar por cada pago de salarios, en la fecha en que realiza el pago (artículo 99, fracción III, de la LISR). La ley le da además valor laboral: con ese mismo archivo el patrón acredita ante el trabajador y ante un tribunal que el salario se pagó, sin necesidad de otro documento firmado.
Se emite en la versión 4.0 del CFDI con el complemento de nómina 1.2, cuya revisión E está vigente desde el 1 de enero de 2026. El patrón cumple con entregar el archivo XML; si no puede hacerlo, puede darle una versión impresa en la que figuren como mínimo el folio fiscal y los RFC de ambas partes, o publicarlo en una página electrónica a la que el trabajador tenga acceso (regla 2.7.5.2 de la RMF 2026).
El comprobante puede emitirse antes del pago o en los días hábiles siguientes, según el tamaño de la empresa: tres días hábiles si tiene hasta 50 trabajadores y hasta once si tiene más de 500 (regla 2.7.5.1). El detalle técnico está en cómo funciona el CFDI de nómina.
¿Qué partes tiene un recibo de nómina?
Los formatos cambian de una empresa a otra, pero todos contienen la misma información, porque sale del complemento de nómina:
| Sección | Qué muestra | Qué revisar |
|---|---|---|
| Datos del patrón | Razón social, RFC, registro patronal ante el IMSS | Que sea la empresa con la que existe la relación laboral |
| Datos del trabajador | Nombre, RFC, CURP, número de seguridad social, puesto, fecha de ingreso | Que no haya errores; con un RFC mal escrito el comprobante no queda a nombre del trabajador |
| Periodo | Fechas inicial y final, fecha de pago, días pagados | Que los días coincidan con lo trabajado |
| Salarios de referencia | Salario diario y salario diario integrado o SBC | Que el diario sea el del contrato y el integrado sea mayor |
| Percepciones | Cada concepto con importe gravado y exento | Que estén todas las horas extra, domingos o primas del periodo |
| Deducciones | ISR, IMSS, Infonavit, Fonacot, pensión y otros | Que cada descuento tenga fundamento |
| Otros pagos | Subsidio para el empleo, cuando aplica | Que aparezca si el ingreso mensual no excede de $11,492.66 |
| Neto a pagar | Percepciones menos deducciones | Que coincida con el depósito |
| Datos fiscales | Folio fiscal (UUID), fecha de certificación, sellos | Que exista y esté vigente ante el SAT |
Salario diario y salario integrado
En el recibo suelen aparecer dos salarios. El salario diario es el sueldo pactado dividido entre los días (mensual entre 30). El salario diario integrado o SBC es más alto porque incluye la parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y otras prestaciones; sobre él se calculan las cuotas del IMSS. Para un trabajador en su primer año con prestaciones de ley, el integrado es alrededor de un 4.93 % mayor que el diario. Para distinguir el salario integrado laboral del que usa el IMSS, sirve la diferencia entre SDI y SBC.
Percepciones gravadas y exentas
Cada percepción se presenta dividida en dos columnas. La columna gravada es la que causa ISR; la exenta, la que no. El sueldo ordinario siempre es gravado; la prima dominical, la prima vacacional, el aguinaldo y las horas extra tienen una parte exenta con topes en UMA. La lista completa de exenciones está en el catálogo de percepciones y deducciones.
El folio fiscal
El folio fiscal o UUID es un identificador único de 32 caracteres hexadecimales, separados por guiones, que asigna el proveedor que certifica el comprobante. Si un recibo no lo tiene, no es un CFDI: es sólo un documento interno de la empresa.
Ejemplo de recibo comentado línea por línea
Datos ilustrativos: trabajadora con salario mensual de $10,500 (salario diario de $350.00), menos de un año de antigüedad, nómina quincenal. Recibo de la segunda quincena de octubre de 2026, con un domingo trabajado y un crédito Infonavit cuyo descuento notificado es de $300.00 por quincena.
Encabezado
- Periodo: 16 al 31 de octubre de 2026; días pagados: 15.
- Salario diario: $350.00. SBC: $367.26 ($350.00 × 1.0493).
Percepciones
| Concepto | Gravado | Exento | Total |
|---|---|---|---|
| Sueldo (15 días × $350.00) | $5,250.00 | $0.00 | $5,250.00 |
| Prima dominical (25 % × $350.00) | $0.00 | $87.50 | $87.50 |
| **Total de percepciones** | **$5,250.00** | **$87.50** | **$5,337.50** |
Lectura: la prima dominical es del 25 % del salario del día (artículo 71 de la LFT) y está exenta hasta 1 UMA por domingo ($117.31 en 2026). Como $87.50 no llega al tope, va completa a la columna exenta.
Deducciones
| Concepto | Importe |
|---|---|
| ISR retenido | $129.77 |
| Cuota obrera IMSS | $131.76 |
| Crédito Infonavit | $300.00 |
| **Total de deducciones** | **$561.53** |
Lectura del ISR, paso a paso:
- Base gravable: $5,250.00 (la prima dominical exenta no cuenta).
- Base mensualizada: $5,250.00 ÷ 15 × 30.4 = $10,640.00, que no excede de $11,492.66, así que hay subsidio.
- ISR mensual con la tarifa 2026: ($10,640.00 − $7,168.52) × 10.88 % + $420.95 = $798.65; en la quincena, $798.65 ÷ 30.4 × 15 = $394.07.
- Subsidio para el empleo de la quincena: $535.65 ÷ 30.4 × 15 = $264.30.
- ISR retenido: $394.07 − $264.30 = $129.77.
Según el formato, el recibo puede mostrar sólo el ISR ya disminuido ($129.77) con el subsidio como dato informativo en «otros pagos», o ambos importes por separado. Lo que debe cuadrar en cualquier caso es el neto. El cálculo de la tarifa se explica a fondo en cómo se calcula el ISR retenido.
Lectura de la cuota del IMSS: se calcula sobre el SBC de $367.26 por 15 días. Incluye prestaciones en dinero ($13.77), gastos médicos de pensionados ($20.66), invalidez y vida ($34.43), cesantía y vejez ($61.98) y la cuota de excedente sobre 3 UMA ($0.92, porque el SBC supera $351.93 por sólo $15.33).
Neto a pagar
$5,337.50 − $561.53 = $4,775.97
Esa es la cantidad que debe aparecer en la cuenta. Si el depósito es distinto, hay un error en la dispersión o en el recibo. Por qué el neto queda por debajo del total de percepciones, y cuánto según el nivel de sueldo, se explica en por qué el neto es menor que el bruto.
¿Cómo verificar un recibo de nómina en el SAT?
Comprobar que el recibo existe ante el SAT toma unos minutos:
- Pedir el XML o el PDF del recibo, si la empresa no lo entregó. Es obligación del patrón entregarlo o ponerlo a disposición.
- Localizar el folio fiscal (UUID) en el comprobante, junto con el RFC del patrón y el del trabajador.
- Consultar el servicio de verificación de CFDI del portal del SAT con esos datos.
- Revisar el estado: debe aparecer como vigente. Si aparece como cancelado, conviene preguntar a la empresa si lo sustituyó por otro y pedir el nuevo folio.
- Comparar los importes que muestra el SAT con los del recibo impreso.
Además de la verificación, el trabajador puede consultar en el portal del SAT los comprobantes de nómina emitidos a su nombre durante el año. Esa información es la que el SAT usa para el cálculo del impuesto anual, por lo que un recibo que no existe o tiene importes distintos puede generar diferencias en la declaración.
¿Qué revisar si algo no cuadra?
Antes de reclamar conviene identificar dónde está la diferencia. Esta lista cubre los casos más comunes:
- Días pagados. ¿Coinciden con los días trabajados, descontando faltas o incapacidades? Los días de incapacidad no los paga el patrón, sino el IMSS.
- Salario diario. ¿Es el del contrato o el del último aumento? ¿Es igual o mayor que el mínimo ($315.04 en 2026)?
- Percepciones variables. ¿Están todas las horas extra, domingos y festivos trabajados del periodo?
- Clasificación gravado/exento. ¿Las primas tienen su parte exenta? ¿El sueldo aparece completo como gravado?
- Subsidio. Si el ingreso mensual no excede de $11,492.66, ¿se aplicó?
- Descuentos. ¿Cada uno tiene fundamento? Los préstamos con la empresa no pueden superar el 30 % del excedente del salario mínimo y los de Fonacot el 20 % del salario.
- Neto contra depósito. ¿La cantidad depositada es la misma que el neto del recibo?
- Folio fiscal. ¿El comprobante existe y está vigente ante el SAT?
¿Dónde reclamar si el recibo tiene errores?
El orden recomendable es de lo más simple a lo más formal:
- Recursos Humanos o el área de nómina. Por escrito, señalando el periodo, el concepto y la diferencia. La mayoría de los errores se corrige en la nómina siguiente.
- Corrección del comprobante. Si el error está en el CFDI (RFC, importes, conceptos), la empresa puede cancelarlo y emitir uno que lo sustituya.
- PROFEDET. La Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo orienta gratuitamente a trabajadores y puede acompañar la reclamación de salarios o prestaciones no pagados.
- Centro de Conciliación. Antes de un juicio laboral, la reclamación pasa por la conciliación. Un convenio que resuelva el conflicto sólo es válido si se firma por escrito y lo ratifica la autoridad (artículo 33 de la LFT).
Conviene actuar pronto y conservar todos los recibos: las acciones laborales tienen plazos de prescripción, y los comprobantes son la prueba principal de lo pagado.
¿Cómo puede ayudarte Employ?
Cada recibo que no se entiende se convierte en una consulta al área de nómina: por qué bajó el neto, qué es el subsidio, por qué el SBC no coincide con el sueldo o dónde está el comprobante de una quincena anterior. Responderlas una a una quita tiempo al cierre y, si el recibo tenía un error, llega tarde.
Nóminas IA de Employ es una IA que liquida la nómina, genera los recibos y comprobantes y los distribuye a cada trabajador. También responde sus consultas sobre el recibo con los datos reales del periodo: qué conceptos se pagaron, qué se retuvo y por qué.
Antes de emitir los recibos, indica qué calculó, qué falta y qué necesita revisión, como un descuento que supera su límite o días pagados que no coinciden con la asistencia, para que una persona lo apruebe. Arranca con el proceso actual de la empresa, en Excel o archivos, sin implementación.
Preguntas frecuentes sobre el recibo de nómina
¿El recibo de nómina tiene que estar firmado?
No es necesario. El CFDI de nómina sirve como constancia de pago para efectos laborales, según el artículo 99 de la LISR.
¿Qué es el folio fiscal del recibo de nómina?
Es el identificador único (UUID) que asigna el proveedor que certifica el CFDI. Con él se verifica ante el SAT que el comprobante existe y está vigente.
¿Qué significa SBC en el recibo?
Salario Base de Cotización: el salario diario integrado con la parte proporcional de prestaciones, que sirve de base para las cuotas del IMSS.
¿Por qué aparecen importes gravados y exentos?
Porque cada percepción puede tener una parte que causa ISR y otra que no, según los topes del artículo 93 de la LISR.
¿En cuánto tiempo deben entregar el recibo?
Puede emitirse antes del pago o dentro de los días hábiles siguientes: de 3 días en empresas de hasta 50 trabajadores a 11 en las de más de 500.
¿Cómo sé si mi recibo de nómina es válido?
Consultando el folio fiscal, el RFC del patrón y el del trabajador en el servicio de verificación de CFDI del SAT. Debe aparecer como vigente.
¿Qué hago si mi recibo tiene un descuento que no reconozco?
Pedir aclaración por escrito al área de nómina. Si el descuento no tiene fundamento en el artículo 110 de la LFT o supera sus límites, puede reclamarse con orientación de la PROFEDET.
¿Qué pasa si la empresa no me da recibos de nómina?
Incumple su obligación de expedir y entregar el CFDI. El trabajador puede consultar en el SAT si existen comprobantes a su nombre y pedir orientación a la PROFEDET.
Conclusión
Leer un recibo de nómina es seguir su orden: datos y periodo, percepciones gravadas y exentas, deducciones con su fundamento y un neto que debe coincidir con el depósito. El recibo es el CFDI de nómina, y su folio fiscal permite comprobar ante el SAT que el pago quedó registrado.
Cuando algo no cuadra, la diferencia casi siempre está en los días pagados, en una percepción omitida o en un descuento. Para que los recibos salgan correctos y cada trabajador pueda resolver sus dudas sin esperar:
